오늘날 행사 기획과 관리의 요구 사항에서 기술은 빠질 수 없는 요소입니다.

충분한 대역폭을 확보하고, 복잡한 사운드 및 조명 요구 사항을 충족하고, 상황 적응형 디지털 사이니지 및 디지털 화이트보드를 설정하는 것 등 말이죠. 하지만 많은 행사 기획자들이 아직도 참석자 모니터링과 피드백 수집을 하기 위해 대면 등록이나 설문 조사와 같은 구식 방법에 의존하고 있습니다. 때문에 행사 상황을 실시간으로 확인하는 통찰력이 제한되죠.
이제 이러한 방식은 바뀌게 될 것입니다. 웨어러블 기술의 사용이 증가하고 있기 때문입니다.

혁신적인 웨어러블 기술의 도래

삼성 기어S3 스마트워치와 같은 웨어러블 기술은 점차 대중화되고 있습니다.
IDC의 최근 전망에 따르면 웨어러블 기술 시장은 2018년까지 8.2% 성장하고, 2019년 이후에는 두 자릿수 성장으로 확대될 것으로 예견하고 있습니다. 그중 스마트워치는 웨어러블 기술의 성장 동력이 될 것입니다.

이제 웨어러블 기술을 이용해 호텔, 리조트, 유람선 등 다양한 장소에서, 투숙객과 행사 직원이 행사 관리나 의사소통을 실시간으로 스마트하게 할 수 있습니다. 행사 스폰서는 직접 대면하는 상호작용을 핵심 가치로 여기기 때문에 방문객들이 스크린을 통한 의사소통보다는 행사나 사회적 기회에 더욱 참여하는 것을 선호합니다. 이에 웨어러블 기술은 디지털 접근성과 개인 상호작용에 전례 없는 균형을 제공합니다. 참가자가 휴대폰으로 정보를 찾는 사이 행사에서 중요한 것을 놓치지 않도록, 웨어러블 기기가 제어된 환경에서 필요한 정보를 빠르게 전달할 수 있기 때문입니다.

(출처: https://www.eventmanagerblog.com/wearable-event-technology-case-study)

얼리어답터들은 그 차이를 직접 확인했습니다. 힐튼 아메리카 리더십 콘퍼런스(Hilton America’s Leadership Conference)에서, 손님들은 체크인 시 제공된 웨어러블 기기를 이용하여 콘퍼런스에서 만난 동료, 판매자 및 경영진과 연락처 정보를 쉽게 교환할 수 있었습니다. 힐튼은 연락처를 교환할 때마다 포인트를 주고, 그 포인트가 모이면 스토어에서 상품으로 교환할 수 있게 했습니다. 게임 요소를 적용해서 손님 간 상호작용할 수 있도록 장려한 것이죠.
(출처: https://www.eventmanagerblog.com/wearable-event-technology-case-study)

결과는 성공적이었습니다. 참가자는 평균 31개 이상의 연락처를 주고받았습니다. 또, 행사 참가자들은 웨어러블을 사용하여 즐겨 찾는 장소나 세션을 북 마크에 추가하고 패시브 액세스(passive access) 제어, 라이브 매핑(live mapping) 및 향후 행사 알림을 수신했습니다.

한편 주최 측인 힐튼은 방문객 활동에 대해 전례 없는 통찰력을 얻게 됐습니다.
행사 관리를 위해 실시간 및 미래 의사 결정에 도움이 되는 정확한 방문자 추적, 방문객 동선, 행사 룸 회전율 등에서 말이죠.

웨어러블 기술을 활용한 행사 방문객 경험 관리

웨어러블 기술은 행사 관리와 더불어 방문객의 경험에도 다양한 방법으로 영향을 미칩니다. 아래 11개의 예시를 통해 살펴보죠.

보안 거래: 행사 주최자가 사전에 방문객의 결제 정보를 등록하면 방문객은 웨어러블 기기를 통해 매점, 매장 등 다양한 장소에서 간편한 결제가 가능하며 중요 데이터는 안전하게 보호됩니다.
길 안내(Wayfinding): 스마트워치를 비콘에 연결해 회의장이나 전시장을 찾을 수 있어 생산성과 만족도를 높일 수 있습니다.
보안 액세스: 웨어러블 기기를 전자식 도어 잠금장치로 작동할 수 있도록 프로그래밍하면 호텔 객실을 보다 안전하게 이용할 수 있습니다. 손님들은 더 이상 키 카드를 찾기 위해 주머니를 뒤질 필요가 없죠.
방문객: 행사 주최자는 세션과 행사 활동에 참여하는 사람들 수와 그들이 누구인지도 알 수 있습니다. 예를 들면, 부사장을 맡고 있고 18 세에서 35세 사이의 여성이라는 정보뿐만 아니라 등록 시 수집한 다양한 인적 사항을 얻을 수 있죠.
유동인구 동선: 웨어러블의 위치 데이터와 맵핑 데이터를 결합하면 사람들이 모이는 장소, 머무르는 시간과 동선을 알 수 있습니다. 이는 인력 배치, 부스 유동 인구 보고 및 자원 관리에 굉장히 가치 있는 정보이며 관리자는 유동 인구 추세에 즉각적으로 대응할 수 있습니다.
게임화: 힐튼의 사례처럼 네트워킹과 같은 활동에 인센티브를 제공하여 참가자들은 재미와 보람을 느끼고 주최자는 행사 목표를 추진할 수 있습니다.
활동 분석: 디즈니는 매직 밴드로 엄청난 양의 데이터를 수집합니다. 매직 밴드는 간단한 패시브 RFID 칩을 사용하죠. 이 정교한 웨어러블 기기는 착용자가 기기를 사용하는 방법뿐만 아니라 각종 데이터를 생성합니다.
등록: 방문객이 전시장에서 줄을 서는 대신에 웨어러블 기기로 등록을 하고 자신의 차례가 다가오면 알림을 받을 수 있습니다. 예로 유니버설(Universal)의 타푸타푸(TapuTapu) 워터파크 밴드 착용자는 줄을 서지 않고 밴드를 탭 하여 자리를 예약하거나, 워터파크를 지나갈 때 물 대포와 같은 특수 효과를 작동시킬 수도 있습니다.
일정 및 방문기: 방문객은 웨어러블 기기로 대시보드 접근이 가능해 일정을 계획하고 관리할 수 있으며 사진, 연락처 목록, 방문 부스 등 다양한 경험에 대한 데이터를 통해 참여했던 경험을 상기할 수 있습니다. 이 데이터는 방문객들이 향후 행사에 다시 참석하는데 참고 자료가 될 수 있죠.
직원 의사소통: 행사 담당 직원에게 웨어러블 기기를 제공해서 주최 측은 업무 관리 및 분배, 팀 간 의사소통과 같은 행사 업무에 대한 의사소통을 실시간으로 안전하게 할 수 있습니다.
컨시어지/VIP: 행사 주최자는 VIP 손님의 동선을 파악해 손님이 필요한 모든 것을 언제, 어디서든 제공함으로써 향상된 VIP 서비스를 제공할 수 있습니다.

웨어러블 기술을 통한 행사 관리 혁신

우수한 행사 관리의 핵심은 주최 측이 목표를 달성하고, 상상한 계획이 실제 조건을 충족할 때 즉각적으로 대응할 수 있도록 하는 것입니다. 기어 S3 스마트워치와 같은 웨어러블 기술을 방문객과 직원에게 제공해, 관리자는 행사가 진행되는 전체적인 상황을 인지할 수 있는 동시에 방문객을 위해 보다 높은 수준의 생산성과 흥미로운 경험을 제공할 수 있습니다.



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