Case Study: 국가보훈처, RPA로 보훈 행정업무의 효율성을 강화한다

“국가보훈처는 자동화 프로그램 도입으로 보훈업무에 행정 효율성을 높이는 계기를 만들었고, 지속적인 교육과 후속 사업으로 업무에 안정화를 높일 것입니다. 앞으로도 이러한 적극행정을 통하여 국가를 위해 헌신한 분들을 예우하고 선양하는 일에 더욱 집중할 것입니다.”

민병원 국가보훈처 기획조정실장

국가보훈처는 국가유공자와 보훈가족의 영예로운 삶이 유지되도록 보상금 지급, 교육, 취업, 의료, 대부 등의 보훈정책을 수립하고 지원한다. 보훈 행정업무는 국가보훈대상자의 신상변동 처리, 독립유공자의 생활지원금 책정, 참전유공자의 등록 등 단순 반복적인 업무가 상당히 많다 보니 수작업 오류가 종종 발생한다. 이러한 문제를 해결하기 위해 지청에서 근무하는 한 주무관은 독학으로 자동화 프로그램을 개발하여 참전유공자 등록, 전출입 정보 입력 업무에 활용하기 시작하였고, 2019년에 ‘공공부문 일하는 방식 혁신’ 최우수 사례로 선정되어 대통령 표창을 수상하였다. 하지만 개인적인 프로그램을 전사적인 행정업무에 표준 RPA 솔루션으로 활용하기에는 기능적·기술적 제약이 있었다.

국가보훈처

국가보훈처는 국가정보화 기본계획에 따라 매년 행정업무 효율성과 대국민서비스 제고를 위해 정보화사업을 추진한다. 이에 국가보훈처는 업무 프로세스 자동화를 통해 행정 효율성과 생산성을 향상하고자 하였고, 자동화를 위한 표준 솔루션으로서 삼성SDS 브리티 RPA를 도입하였다.

국가보훈처는 브리티 RPA를 도입하면서, 여러 국산/외산 RPA 솔루션을 조사하였다. 보훈 행정업무 적합성, 사용자 중심 편의성, 솔루션 안정성, 인터페이스 유연성, 유지관리 용의성 등 다양한 관점에서 솔루션 간에 철저하게 비교, 분석하였다. 국가보훈처는 브리티 RPA에 대해 ▲국산 RPA 솔루션으로서 신속한 유지보수 대응 체계, ▲즉각적인 로컬 커뮤니케이션, ▲개발 확장성, ▲템플릿을 설정하고, 실시간으로 봇을 관리하고 모니터링하는 ‘오케스트레이터(Orchestrator)’, ▲봇 타임테이블을 통해 관리가 편리한 스케줄링, ▲비개발자인 업무담당자들이 코딩지식 없이도 GUI 기반에서 직관적으로 손쉽게 자동화 봇을 설계할 수 있는 ‘디자이너(Designer)’, ▲브랜드 신뢰성 등을 높이 평가하였다.

국가보훈처는 적극행정의 일환으로 62개의 보훈 행정업무를 자동화 대상 업무로 선정하였다. 이들 가운데 9개의 업무에 브리티 RPA를 우선 적용하였으며, 모든 자동화 업무는 내부 메신저 시스템을 통해 수행하도록 구현하였다. 업무담당자가 ‘보훈 RPA’에게 원하는 업무를 요청하면, 브리티 RPA는 자동으로 업무를 처리하고 그 결과를 요청자에게 알려 준다. 9개의 업무 중 2개의 업무에서 효율성과 효과성이 가장 높았고, 또한 수작업으로 인한 행정력 소모를 줄이는 데 크게 기여하였다.

‘국가보훈대상자 교육 지원’ 업무는 매 학기에 보훈대상자에게 교육비를 지원하는 업무이다. 연간 75,600건으로 국가보훈처에서 추진하는 업무 가운데 양적 업무량이 가장 높은 업무에 속한다. 매 학기 보훈대상자에게 교육비를 지급하기 위해서 업무담당자는 교육청과 대학에 공문을 보내 데이터를 받는다. 받은 데이터를 Excel로 정리한 후 두 대의 모니터 창을 보면서 시스템에 일일이 입력하였다. 문제는 교육청과 대학의 공문 형식이 달라서 정리하기가 상당히 어려웠다. 또한 많은 양의 데이터를 한꺼번에 수기로 입력해야 했기 때문에 이 과정에서 종종 오류가 발생하였다. 특히, 매년 4월과 10월에는 업무가 가중하여 야근까지 할 수밖에 없었다. 이러한 단순 반복적인 업무에 브리티 RPA를 적용함으로써 연간 6,300시간을 절감할 수 있었고, 가장 큰 불편함을 겪었던 서로 다른 형식의 공문 취합 과정을 표준화할 수 있었다.

‘독립유공자 생활지원금 공문 작성’ 업무는 유공자 후손에게 생활지원금 결정 공문을 보내는 업무이다. 업무담당자는 내부 행정시스템에서 대상자를 선정한 후 온-나라 문서시스템을 통해 공문을 발송한다. 공문을 발송하려면, 매번 문서시스템에 일일이 데이터를 입력해야 하는데, 이 과정에서 오류가 많이 발생하였다. 문제가 발생하면, 담당자 본인이 모든 책임을 감당해야 했다. 국가보훈처는 이러한 인적 오류를 방지하기 위해 삼성SDS 브리티 RPA를 활용하였다. 브리티 RPA는 야간에 데이터를 수집하고, 미리 설정해 놓은 조건에 맞춰 공문을 자동으로 생성하고 저장한다. 담당자가 다음 날 최종적으로 공문을 확인한 다음 발송할 수 있게 하였다. 브리티 RPA를 통해 수작업으로 인한 오류를 해결할 수 있었고, 연간 6,048시간을 절감할 수 있었다.

브리티 RPA를 실제로 경험해 본 업무담당자들에 의하면, 매뉴얼을 보면서 자동화 업무에 필요한 기능들을 빠르게 구현할 수 있었고, 구현이 어려운 부분은 전화 통화를 통해 쉽게 해결할 수 있었다고 한다.

국가보훈처 정보화담당관 최석준 사무관

국가보훈처는 삼성SDS 브리티 RPA 도입을 통해 업무 효율성 및 생산성을 제고함으로써 보훈 업무의 전문성을 확보하고 서비스 질을 향상할 수 있게 되었다. 프로세스 자동화를 적용한 9개의 업무를 사람이 직접 수행할 경우 연간 46,343시간이 필요하겠지만, 브리티 RPA는 18,679시간만에 처리함으로써 실질적인 업무 효율성을 높일 수 있게 되었다. 국가보훈처는 삼성SDS 브리티 RPA를 통해 단순 반복적인 행정업무에서 벗어나 보훈대상자 관리에 더욱 집중할 수 있게 되었다. 국가보훈처의 보훈 행정업무 자동화 성공사례는 복지부의 자동화에 코너스톤이 될 수 있으며, 더 나아가 ‘범정부 RPA’의 일환으로 다양한 공공기관에서 RPA를 도입하는 데 긍정적인 영향을 미칠 것이다.



국가보훈처
국가보훈처는 대통령령에 의거하여 1961년 8월 5일 군사원호청으로 창설되었고, 1962년 원호처로 승격하였다. 1985년 1월 1일 현재의 명칭인 국가보훈처로 개칭하였다. 국가유공자 및 그 유족에 대한 보훈, 참전군인과 제대군인에 대한 보상·보호와 지원사업을 관장한다. 국가보훈대상자에 대한 보훈급여금 지급, 교육, 취업, 의료지원 등 예우와 보상, 제대군인을 위한 보상 및 지원, 국가를 위해 희생·공헌한 분의 명예 선양, UN 참전국과의 국제 교류·협력 업무를 담당한다.


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