1. 워크플레이스 전환(Workplace Transformation) 전략
왜 디지털 워크플레이스인가?
코로나19 팬데믹을 계기로 줌(Zoom), 웹엑스(WebEx)와 같은 화상회의 솔루션을 도입한 기업들이 많습니다. 디지털 기술로 비즈니스 연속성을 구현한 좋은 예이기는 하지만 디지털 워크플레이스의 장점이 이것만 있는 것은 아닙니다. 보다 폭넓은 시각으로 우리 회사가 왜 디지털 워크플레이스를 갖추어야 하는지 (혹은 전환해야 하는지) 점검해야 합니다.
디지털 워크플레이스의 일반적인 장점은 다음과 같습니다.
- Lower Cost
- Capex to Opex
- 비효율 제거(출장비, 출퇴근 시간 등)
- 관리효율성(Manageability) 증가
- Higher Benefit
- 생산성 (동일 시간 더 많은, 더 빠른 업무처리)
- 시의성 (적기대응)
- 커뮤니케이션의 질 향상 등 기타 효과
- Besiness Continuity
- Fast Mobilization (Site 변경 시 빠르게 Set-Up)
- 24/365 Operation
- Anywhere Operation(Against Contingency)
디지털 워크플레이스 전환 전략
디지털 워크플레이스의 필요성을 확인했다면 어떻게 갖춰 나가야 할까요? 가장 유명한 솔루션 하나를 도입하는 것은 빠르고 쉬운 일이지만 다음의 네 가지 포인트를 고려한 전환 전략이 수립된다면 디지털 워크플레이스가 기업의 경쟁력이 될 수 있을 것입니다.
첫째, 전체적인 관점에서 디지털 워크플레이스 체계를 수립해야 합니다. 워크플레이스 구성 요소(1편, 그림 3 참조)만의 이야기는 아닙니다. 디지털 워크플레이스라는 하나의 시스템은 고유의 워크플레이스 컨셉부터 기술 구조, 임직원 지원 체계 및 조직 문화에 이르는 다양한 요소들로 구성됩니다. 따라서 어떤 서비스를 도입할 것인가에 그치지 않고 ‘일하는 방식’에 대한 제도, 문화, 관리 방안 등을 포괄적으로 다루어야 합니다.
- Strategy :Vision, Service, Structure, KPIs, Technology Architecture
- Policy : Work Life Balance, Nomadic Working (Home, Client site) Policy, Virtual Team Policy, BYOD/CYOD
- Workplace Service Offerings: Device Service, Real-time collaboration (video/web conference) & UC, Mobile Business App, Ai-driven Automation or Assistant
- Smart Environment : All Wireless Network, Hot Desking & Hoteling, CoWork Space Service, Connected Meeting Room & Scheduling App, Connectivity Service for Temporary Worker & visitor
- Security : Anywhere Any Device access control, data protection (backup & recovery), Emploee privacy, customer privacy
- Management : Employee training & support portal, desk/office/meeting room utilization, employee location tracking, virtual contact center
- Leadership & culture : 실험정신, 고객중심문화, 자율과 책임, 근무윤리
둘째, 우리 업, 우리 조직에 맞는 디지털 워크플레이스를 설계해야 합니다. 제조업은 현장 근무자(Field Work)가 많습니다. 프로페셔널 서비스업은 고객 사이트에서 근무(Mobile Work)하는 경우가 많으며, 금융 서비스업은 개방공간 근무자(Open & Shared Space Work), 헬스케어·의료산업은 교대 근무자(Shift Work)가 많습니다. 또 최근 다양한 산업에서 긱워커(Gig Worker)와 재택근무(At Home Agent) 같은 근무 형태도 늘어나고 있습니다.
이렇듯 산업 특성과 기업 상황에 따라 업무 방식이 다른 만큼 회사별로 디지털 워크플레이스도 달라야 합니다. 기업 문화와 보안 정책까지 고려하면 우리 회사와 직원 업무 유형에 맞는 디지털 워크플레이스를 갖추는 것이 더욱 중요합니다.
offering stack(C&C office , productivity, device, space, security)와 work segment (office, customer site, temporary space)로 구분하여 업무 유형별 워크플레이스 오퍼링 맵의 사례를 보여준다.
[그림 3] 업무 유형별 워크플레이스 오퍼링 맵 사례 (출처: 에스코어)
셋째, 전체적인 비용 효율성(TCO)과 서비스 간 시너지를 고려해야 합니다. 1편에서 언급했듯, 워크플레이스 영역은 기업 IT Spending의 20%를 차지합니다. (더욱이 비중이 확대되고 있습니다.) 결코 적지 않은 비용이 발생한다는 뜻입니다. 디지털 워크플레이스 전환이 비용만 증가시킨다면 큰일입니다. 서비스 수준을 높이면서도 전체 비용 효율성을 확보하는 전략이 필요합니다.
[표 1]은 임직원 업무 유형에 따라 제공할 디바이스 형태를 인당 TCO 관점에서 계산하는 디바이스 도입 계획 사례입니다. 동일한 성능·서비스 수준을 확보하면서 향후 높아질 유지보수 비용 등을 감안한 TCO 분석이 필요합니다.
- Device : Desktop 178, Notebook 240, Chrome book 126, Thin client 59
- OS : Desktop 48, Notebook 48, Chrome book -, Thin client -
- VDI : Desktop -, Notebook -, Chrome book 300, Thin client 300
- Managerial Software & Server : Desktop 88, Notebook 88, Chrome book 28, Thin client 28
- IT Operation : Desktop 402, Notebook 661, Chrome book 267, Thin client 267
- Administration Cost : Desktop 140, Notebook 259, Chrome book 259, Thin client 118
- Total : Desktop 856, Notebook 1296, Chrome book 980, Thin client 773
넷째, 현재 수준을 파악하고 단계적인 로드맵을 계획해야 합니다. 지금 시점에서 가장 좋고 유명한 기술과 서비스를 도입하는 것이 과연 능사일까요? 그럴 수도 없지만, 그래서도 안 됩니다. 임직원이 기술에 익숙해지기까지 시간이 걸리며 사내 시스템과의 데이터 연계, 관리 기술의 학습 등 경험을 통해 점진적으로 성장시켜야 할 부분이 많기 때문입니다.
디지털 워크플레이스 성숙도 모델과 같은 도구를 이용해 현 수준을 측정하고 전환 초기의 기대 수준과 3~5년 후 목표 수준을 설정한 다음 단계적 전환을 추진해야 합니다. 물론 단계별 KPI 수립도 필요합니다.
| Dimension | Questions | L1. Reactive | L2. Exploratory | L3. Emerging | L4. Integrated | L5. Optimizing |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Strategic Alignment | 사업전략 - DW 전략 연계 | 전략적 연계 없음 | DW구성요소 일부가 ad-hoc 으로 통제/관리 | 협의의 DW요소가 통제/관리(portfolio 구성시작) | DW 구성요소를 통합적으로 관리하기 시작 | DW 구성요소를 전략과 연계해 체계적으로 관리 |
| Mobility & Flexibility | Anywhere, Anytime, AnyDevice | 사무실에서 데스크톱으로 업무 | VPN, 랩톱 사용, 기본적 모바일 앱 제공 | 대부분 임직원이 업무에 스마트 폰 사용. 주요 모바일 앱 제공 | 업무 앱이 확대되며 consumerization 진행 | Unified. Any Place/ Any Device 가능. Virtual 조직 가능 |
| Organizational Readiness | Employee support | 교육과 IT Support 일부 존재 | 정책, e러닝, IT support 관련 자료 문서화 | DW 활용 개선을 위한 변화관리, Initiative 활동 개시 | 교육과 지원을 위한 체계정비 | 교육, IT Support 정책 공지 등 안정화 |
2. 고객을 위한 제언
기업 입장에서는 당장 필요하고 가장 활발하게 사용할 수 있으면서 전환에 따른 비용 효과가 큰 서비스부터 도입하려고 할 것입니다. 기업 규모별로 체계화할 수 있는 디지털 워크플레이스의 범위가 다르고 관리책임 부서에 따라 워크플레이스 요소들을 따로 나누어 운영해야 하는 경우도 있습니다.
다만, 기업 규모가 클수록, 고객과 파트너·국내와 해외 등 소통의 범위가 넓을수록, 그리고 업무 형태가 다양할수록 디지털 워크플레이스의 도입 효과는 더욱 커진다는 점을 염두에 두어야 합니다. 생산성 관점에서 워크플레이스 오퍼링은 (마치 결핍요소처럼) 상호제한 요인으로 작용하는 경향이 있어 전체 계획에 따라 체계적으로 도입하는 것이 효과적이기 때문입니다.
서비스 적용 범위를 design, build and/or adoption,run으로 phras를 나누고 각 항목안에 consulting, cc,productivity,device,space로 구분하여 각각의 서비스 적용범위에 대해 설명하고 있다.
[그림 5] 서비스 적용 범위 (출처: 에스코어)
디지털 혁신을 추구하는 기업을 위해 에스코어와 삼성SDS는 디지털 워크플레이스 전략 수립부터 글로벌 유수 서비스의 도입, 라이선스 관리, 프라이빗·퍼블릭 Brity Works 서비스 및 워크플레이스 매니지드 서비스에 이르기까지 기업 경쟁력을 높이고 TCO는 낮추는 End-to-End 토털 디지털 워크플레이스 서비스를 제공하고 있습니다.
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에스코어㈜ 컨설팅사업부 전략프로세스혁신팀
에스코어 컨설팅사업부 시니어 컨설턴트로 High-Tech, IT 서비스, 기술 융합 산업 고객의 디지털 사업 전략, 디지털 기술 기반 신사업 전략 및 디지털 전환(DX) 전략 수립을 돕고 있습니다.