사례로 보는 뉴노멀 시대의 재무팀을 위한 디지털 트랜스포메이션

사례로 보는 뉴노멀 시대의 재무를 위한 디지털 트랜스포메이션

코로나19의 장기화로 인해 전 세계적으로 경기가 침체되면서 역성장 추세에 있습니다. 심지어 코로나가 종식되더라도 경제적 위기가 지속되고 회복기간이 오래 걸릴 것이라는 전망까지 나오고 있습니다. 따라서, 기업의 재무는 미래의 불확실성과 변동성에 대한 리스크를 관리하는 데 더욱 집중할 것으로 보여집니다.

2018년 6월 CGMA(Chartered Global Management Accountant)의 보고서에 의하면, 미래의 재무 부서는 자동화된 재무를 통하여 불확실성 속에서 비즈니스 리스크에 대한 통찰을 제공하는 전략가로서의 역할로 변화할 것입니다. 많은 기업의 CEO는 불확실성에 대응하기 위해 재무 부서가 실시간 데이터를 기반으로 의사결정을 지원하길 기대합니다. 재무 부서는 경영진이 최적의 의사결정을 지원할 수 있는 데이터와 전략을 적시에 제공해야 합니다. CFO는 직원뿐만 아니라 고객에 대한 요구사항을 충족할 준비를 해야 하고, 기업의 재무 건전성을 유지하면서 비즈니스 민첩성까지 확보해야 하는 부담이 커지고 있습니다.

포스트 코로나 시대의 뉴노멀은 불확실성과 비대면/비접촉입니다. 코로나로 인한 불확실성이 높아짐에 따라 재택 근무와 비대면 업무가 지속되고, 원격 협업과 자동화에 대한 니즈가 증가하면서 디지털화 전환이 가속화되고 있습니다. 재무 부서의 디지털 전환과 자동화 역시 미래의 디지털 재무와 기업 혁신을 위해 매우 중요합니다. 여러 시스템에 산재해 있는 수많은 데이터를 수작업으로 수집하고 분석하여 결산하던 방식을 자동화하는 것으로도 재무 부서의 업무 효율성은 크게 증가할 것입니다.

재무 부서는 기업의 전사적인 혁신을 위한 컨트롤타워의 역할을 하면서도, 업무의 복잡성으로 인해 자체 혁신에는 우선순위가 낮았습니다. 그렇기 때문에 재무에 대한 디지털 전환 사례를 찾기가 쉽지 않습니다. 또한 업무의 특이성으로 인해 타 기간 업무에 비해 공개되지 않는 경우가 많습니다.

본 아티클에서는 재무 부서의 성공적인 디지털 전환 전략과 사례를 소개하고자 합니다.

성공적인 재무 트랜스포메이션을 위한 핵심요소

재무 업무는 기업의 재무와 관련한 전 영역에서 전문 지식과 관련 법률에 대한 기본적인 지식을 수반합니다. 기업의 지속 성장을 지원하는 여러 업무 가운데 재무는 가장 높은 정확성, 완전성, 적시성을 요구합니다. 그러함에도 많은 기업의 재무 부서는 ERP와 Excel을 기반으로 한 수작업에 의존합니다. 데이터 수집과 분석에 적잖은 기간이 소요되고 오류가 발생하기도 합니다. 실제로 여러 직원들이 공통의 결과물을 만드는 작업을 하면서 Excel을 통해 정보를 수집하는 데에만 수일, 수주가 걸리기도 합니다. 어떤 업무를 우선적으로 디지털화할 것인가를 어렵지 않게 고민해 볼 수 있는 영역입니다.

디지털 전환은 일하는 방식의 변화를 통해 프로세스를 간소화하여 업무 효율성을 제고하는 것을 전제합니다. 그리고 새로운 기술, 도구, 작업 방식을 활용한다면 직원들의 생산성은 향상할 것입니다. 디지털 기술은 재무가 가치를 추구하는 방식을 변화시키고 있습니다. 이 가운데 자동화는 미래의 재무에서 중요한 역할을 할 것입니다. 예를 들어, RPA(Robotic Process Automation)는 별도로 코딩을 하지 않고도 저렴한 구축 비용으로 사람을 대신하여 업무를 쉽고 빠르게 처리할 수 있도록 자동화할 수 있습니다. 재무 부서를 대상으로 RPA 솔루션에 대한 교육을 제공하고, 단순하고 복잡하며 시간이 오래 걸리는 프로세스를 중심으로 자동화를 추진하는 것으로 디지털 전환을 시작해 볼 수 있습니다.

성공적인 재무 트랜스포메이션을 가능하게 하는 핵심요소로서 Capability Enablement, Process Implementation, Data Model, Interfaces and Integration, Self-service Capabilities 관점에서 좀 더 구체적으로 살펴보겠습니다. 각 요소를 동시에 수용해야 하는 것은 아니며, 재무 부서의 전략에 따라 단일 또는 복합적으로 선택하거나, 우선순위를 정할 수 있습니다.

CIOPages.com Accounting and Finance Transformation Framework Components:Strategic Context:CIOPages.com Accounting and Finance Transformation Framework starts with understanding the strategic context of the proposed transformation. This will involve understanding the business needs and corporate objectives, the future vision of the company and the expectations from accounting and finance functions.Executive Intent:Executive Intent details the goals, objectives and desired outcomes as well as the level of support for the accounting and finance transformation endeavor. You may want to create a stakeholder map to capture the degree of interest, influence, and intent of various stakeholders.Transformation Charter:The transformation charter is a concise but a coherent summary of what problems the firm is trying to solve for and the desired outcomes from the transformation endeavor. It is not a detailed business case or a project charter, but a higher-level document.Transformation Drivers:The next component of the accounting and finance transformation framework is identifying and documenting the factors that are necessitating the transformation. These transformation drivers include the following:Macro trends: These are global and national events shaping the economy, industry, and the society as a whole, which in turn will impact the company. These can range from demographics to social mores, globalization to environmental considerations, from geopolitical events to labor movement. A PESTLE analysis captures these factors.Competitive Dynamics: These factors are typical competitive analysis and should include not only the direct competitors, but indirect competitors, emerging non-traditional competitors who may upend the industry, and others. A competitive analysis framework such as Michael Porter’s Five Forces Model might be useful.Technology Advances: Thack Brown of SAP listed five technology factors which are influencing accounting and finance functions. Also, there may be others which may be impacting the finance and accounting value streams in your particular industry.Internal Challenges: The internal challenges are all the current state problems that the firm is facing in the accounting and finance operations. These items comprise of all the breakdowns, service recovery issues, process bottlenecks, data inaccuracies, delays, cumbersome processes etCandidate Value Streams:The candidate value streams address the scope and enormity of the transformation challenge by identifying end-to-end Accounting and Finance value streams of the company. It depends on how big of change your business is undertaking, but typically the value streams could be Record to Report, Data to Insight, Order to Cash, Procure to Pay, etc.Transformation Steps:CIOPages.com Accounting and Finance Transformation Framework outlines six steps in implementing a finance transformation program.Enquire – Understand the current state issues, challenges, and impediments.Envision – Paint a picture of the future without being encumbered by the current situation.Elaborate – Drill down into what needs to be done, how it needs to get done in greater detail.Enable –This is where the rubber hits the road as in actually implementing the changes envisaged in the transformation.Execute – This step involved operating the new generation finance and accounting operations included in and performed as a part of the accounting and finance transformation framework.Evaluate – This addresses the concept of measuring the key success factors and key performance indicators and using that learning to improve the finance and accounting function iteratively and incrementally post the finance and accounting transformation.Program Management:Needless to add no accounting and finance transformation framework is complete without program administration and governance. This includes the way the project is funded, the steering committees who are accountable, the governance structure, the PMO office, as well as projects and work streams. Should you need it, CIOPages.com offers a finance and accounting transformation project plan list.Change Management and Adoption:A Change management Plan is a critical consideration in any transformation endeavor. Hence including a robust change management and adoption plan will be extremely vital in making any major transformation program a success.You can download the CIOPages.com Accounting and Finance Transformation Framework PowerPoint slide for free (after social sharing). And of course, you modify the power point for your own needs, as long as it contains the citation “Adapted from CIOPages.com Accounting and Finance Transformation Framework.
Accounting and Finance Transformation Framework
(출처: https://www.ciopages.com/wp-content/uploads/2017/03/draftar.png)

디지털 재무 역량(Capability Enablement)

디지털 재무에 적합한 새로운 리더십과 인재 관리 역량을 구축합니다. 디지털 전환의 영향으로 재무 기능의 핵심역량이 변화하고 있습니다. 재무 부서에서는 GAAP(Generally Accepted Accounting Principles), IFRS(International Financial Reporting Standards)와 같은 전문 지식이 필요하지만, 재무 직원들이 AI, 챗봇, RPA 등 디지털 기술을 갖출 수 있도록 교육/훈련을 지속적으로 지원하고, 적절한 기술을 갖춘 재무 인력을 확보하는 것이 더 중요해지고 있습니다. 필요에 따라 효과적인 교육/훈련을 제공할 수 있는 CoE(Center of Excellence)를 운영합니다. 직원들에 대한 역량과 기술을 매트릭스로 정의하고 정기적으로 검토함으로써 재무적 요구사항에 즉각적으로 대응할 수 있게 합니다.

[사례 1] 현금흐름표 작성 및 검증
국제회계기준에 따라 분기마다 연결 및 별도 현금흐름표를 작성하여 외부 회계감사 수검 후 외부에 공시합니다. 현금흐름표는 재화/용역의 제공 및 관련 원가 매입 등 회사의 주요 수익 창출과 연관된 영업활동 현금흐름, 유무형 자산, 투자주식 등 투자자산의 취득/처분과 연관된 투자활동 현금흐름, 자본금, 차입금의 조달/상환 등 납입자본과 차입금에 변동을 가져오는 재무활동 현금흐름으로 구성합니다. Brity RPA를 활용한 연결/별도 현금흐름표 작성 및 검증의 자동화로 작업시간을 단축하고 업무의 효율성 또한 향상하였습니다.

The challenge
본사 및 54개의 국내외 자회사 담당자는 해당 분기에 발생한 모든 거래내역을 확인하여 각 회사별 현금흐름표를 작성하고, 본사 담당자는 이를 합산 및 검증하여 연결 현금흐름표를 완성하였습니다. 방대한 양의 기초데이터를 추출하고, 영업/투자/재무활동의 현금흐름을 구성하는 항목별 정산표를 일일이 작성하여 검증하는 현금흐름표 작성 업무의 전체 프로세스를 담당자가 직접 수작업으로 진행하면서 많은 시간을 할애해야 했습니다.

The solution
전사적인 자동화를 지원하는 RPA CoE(Center of Excellence) 조직을 구성하고, 재무 직원들에게 Brity RPA 솔루션 교육을 제공하였습니다. RPA CoE와 협력하여 개선안을 도출하였습니다. Brity RPA로 업무를 자동화함에 따라 절대적인 작업시간을 단축할 수 있었고, RPA가 작동하는 동안 다른 업무에 매진할 수 있어 업무효율성을 더욱 증대하였습니다.

  1. 연결/별도 현금흐름표 작성
  2. 기초데이터 추출
    • 재무상태표, 손익계산서 등 작성기간의 재무재표 조회 및 다운로드
    • 기초데이터 복사 및 사전 정합성 검증
  3. 활동별 현금흐름 산출
    • 자산 취득/처분 원장, 외화환산평가 원장 등 정산표 작성을 위한 계정별 원장조회 및 다운로드
    • 영업/투자/재무활동별 정산표 작성 및 검증
  4. 현금흐름표 및 회계감사자료작성
    • 별도/연결 현금흐름표 및 검사자료 작성
    • 회계감사 수검 및 대외공시 수행

△ 현금흐름표 작성에 필요한 기초데이터 추출 및 정합성 검증
재무상태표, 손익계산서 및 계정별 원장 데이터 등 현금흐름표 작성에 필요한 기초데이터를 SAP ERP에서 추출하고, 재무제표 차대변 잔액 일치 여부, 하위 계정 잔액의 합과 상위 계정 잔액의 일치 여부 등 추출한 데이터에 대한 사전 정합성 검증을 자동으로 수행합니다.

△ 정산표 작성 및 활동별 현금흐름 산출
정합성 검증이 완료된 재무제표의 계정별 잔액은 영업/투자/재무활동 현금흐름표를 구성하는 항목별 정산표에 반영되어 자동으로 계산되고, 정산표를 기반으로 자동 작성된 현금흐름표상의 기말 현금 잔액과 재무상태표상의 '현금 및 현금성 자산' 계정의 잔액 일치 여부를 확인하여 정확성을 검증합니다.

△ 현금흐름표 회계감사 수검 및 대외공시
정확성이 검증된 연결 및 별도 현금흐름표는 외부 회계감사 수검 후 대외에 공시합니다.

[사례 2] 글로벌 재무결산 정확성 검증
결산 프로세스는 '원가 결산 → 매출 결산 → 결산 마감 → 결산 결과 검증' 절차로 이루어지며, 매월 결산 대시보드를 통해 항목별 절차 준수 및 이상 유무 점검을 진행합니다. 매월 진행하는 인건비, 자산, 외주비 및 유지보수비 결산 검증 작업을 자동화하여 휴먼에러를 방지하고 검증의 정확성을 높일 수 있게 하였습니다.

The challenge
결산 대시보드를 활용하여 결산 결과의 정확성을 제고하고 산출물을 통합 관리하고 있지만, 결과 검증 과정의 일부를 수작업으로 진행하고 있었습니다. 매월 본사와 해외법인의 결산담당자는 결산의 정확성과 완전성을 목적으로 반복적인 자료 검증을 진행하였습니다.

The solution
Brity RPA Hands-on Lab 교육을 통해 전반적인 RPA를 이해하고 현업에서 바로 적용할 수 있었습니다. 매월 반복해서 수행 중인 업무를 Brity RPA로 자동화하여 본사 및 해외법인 결산 담당자의 수작업 업무 시간을 절감할 수 있었고, 결산 오류 검증 및 사후조치에 집중할 수 있게 되었습니다.

  1. 재무결산 정확성 검증 자동화(월1회)
  2. 결산항목별 결산결과 vs 재무재표 자동 검증
    • 결산항목별 기표내역 추출
    • BS, PI, 재무재표 다운로드
    • 각 결산 계정별 금액 vs 재무재표 금액 일치여부 자동 검증
  3. FI(재무모듈) 내 검증 데이터 추출 및 자동 검증
    • FI 내 계정항목조회 조회
    • FI 외화전표 환산결과 조회
    • FI 기말환율 조회
    • 검증 항목 대사 자료 및 재계산 자료 자동 작성
    • [FI vs 인건비데이터] 인건비 결산항목별 회계계정, 기능영역, 귀속부서, WBS별 자료내역과 기표내역 검증
    • [FI VS FI] 외화전표 환산결과와 환율정보를 추출하여 자동재계산
  4. FI(재무) vs 타모듈 검증 데이터 추출 및 자동 검증
    • FI 결산 검증자료 자동추출
    • SD, MM, PS 대사 자료 추출
    • FI(재무)와 SD(영업), MM(구매), PS(관리) 대사 자료 자동작성
    • 대사 자료 검증 자동화
    • [FI vs SD/PS]
    • 당월/전월 매출금액
    • 종료된 계약일, 미수/선수 잔존여부
    • 당월누계매출외 계약금액 초과 여부 등
    • [FI vs MM]
    • 당월/전월 원가반영금액 검증
    • 종료된 계약의 선급/ 미지급 잔존여부
    • 당월누계원가액 계약금액 초과 여부 등
  5. 결산 대시보드 반영
    • 각 검증 항목을 저장
    • 결산 자료 업로드 *FI내 ZRP3FIC8030

△ 결산 검증
각각의 원가 및 매출 결산 검증 절차를 구체화한 후 자동화가 가능한 검증 항목은 Brity RPA를 적용하여 본사 및 해외법인 결산 검증 업무 효율화를 추진할 수 있게 되었습니다.

프로세스 재설계 및 자동화(Process Implementation)

단순, 반복적인 업무의 프로세스를 평가하고 디지털 관점으로 최적화된 재설계를 통해 자동화합니다. RPA는 재무 운영을 자동화할 뿐만 아니라 프로세스를 재설계하고 개선하도록 지원합니다. 재무에서의 디지털 전환은 수많은 유형의 업무와 프로세스를 자동화하는 것으로부터 시작합니다. 수작업 방식의 데이터 수집과 처리를 줄일 수 있도록 복잡한 프로세스를 표준화하고 간소화합니다. 시간이 오래 걸리는 업무들은 대개 자동화될 것이고, 훨씬 더 빠른 속도로 업무를 진행할 수 있게 됩니다. 반복되는 프로세스를 자동화함으로써 작업 시간을 단축하고 재무 직원들의 생산성을 향상할 수 있습니다. 최근에 많은 기업은 파이낸스 팩토리(Finance Factory)를 통해서 수동 방식으로 진행하는 재무 업무나 프로세스를 디지털 기술을 활용하여 자동화합니다. 파이낸스 팩토리는 디지털 전환에서 중요한 역할을 할 것으로 기대합니다. 직원들은 자동화를 통해서 보다 창의적이고 혁신적인 업무에 집중할 수 있습니다.

[사례 3] 글로벌 자금운영 업무 효율화
글로벌 자금운영 자료 작성 시 필요한 다량의 자료 수집 및 가공업무를 자동화하고, 업무 외 시간에 Brity RPA가 수행하도록 하여 업무 효율을 향상하였습니다.

The challenge
매일 글로벌 자금일보를 작성하는 업무를 수행할 때, 담당자는 SAP ERP 및 외부 사이트에서 필요한 정보를 다운로드한 후 보고자료를 작성하고 출력하였습니다. 이와 같은 업무수행 방식으로 인해 담당자가 자금일보 작성을 위해 쓰는 시간이 많았으며, 작성 과정에서 오류가 발생할 가능성도 컸습니다. 격주로 해외법인 자금 집행내역의 점검 자료를 작성할 때에도 50개 해외법인의 출금 내역과 회계처리 내역, 일일 잔액, 환율 정보를 법인별로 SAP ERP에서 조회하여 다운로드해야 했습니다. 점검대상 법인의 수가 많아 조회하고 다운로드해야 할 자료가 많았고, 점검자료 작성에 시간이 걸릴 수밖에 없었습니다. 담당자가 자금운영 업무를 위하여 직접 사이트와 SAP ERP를 확인하고 보고자료를 작성했습니다. 하지만 사업부는 물론 국내외 자회사들의 자금운영 관련 문의도 함께 대응하다 보니, 업무의 흐름이 끊기고 작업시간이 비효율적으로 증가하는 경우가 많았습니다.

The solution
수동으로 데이터를 수집하는 전 과정을 재설계하고, 자동화를 통해 프로세스를 간소화하였습니다. Brity RPA를 통해 업무를 자동화함으로써, 담당자는 문의 대응과 같은 업무를 하면서 중간중간 Brity RPA의 작업 결과만을 확인하면 되어 업무 효율성과 생산성이 증가하였습니다.

△ 글로벌 자금일보 작성
외부 사이트(기획재정부, 네이버 주가 등)에서 금융정보, 주가정보 등 필요한 기준정보를 확인합니다. 이후 SAP ERP에서 필요한 정보를 추출하여 자동으로 전일 입출금 실적 결산을 수행하고 담당자는 결과만 확인하도록 했습니다. 담당자의 판단이 필요한 당일 입출금 예상의 경우에는 담당자가 작성한 Excel 파일을 특정 폴더에 저장하면 Brity RPA가 해당 Excel 파일 내용을 바탕으로 예상 자금수지를 작성합니다. 이렇게 작성한 보고자료를 결재 시스템과 연계하여 상신하는 과정까지 Brity RPA로 자동화했습니다.

글로벌 자금일보(매일)작성, 금융정보 입력, 전일 입출금 실적집계 및 세부내역 출력하고, 당일 입출금 예상입력, 자금일보 상신합니다. 당일 입출금예상은 담당자 판단이 필요하며 필요에 따라 자료작성합니다.
  1. 글로벌 자금일보 (매일)
  2. 금융정보입력
    • 금융정보별 홈페이지 접속
    • 금융정보 조회/입력(주가,금리, 주가지수 등)
  3. 전일 입출금 실적집계/세부내역 출력
    • 입출금 실적 집계
    • 입출금 세부내역 출력
  4. 당일 입출금 예상(담당자 판단 필요)
    • 본사 입출금 예상 자료 작성
  5. 당일 입출금 예상 입력
    • 입출금 예상 데이터 등록
  6. 자금일보 생산
    • KNOX 결제 상신

△ 해외법인 자금 집행내역 점검자료 작성
50개 해외법인의 자금 집행내역 점검자료를 작성하기 위하여 대상 기간의 전체 출금 내역과 일별 잔액, 환율정보를 SAP ERP에서 조회하여 다운로드합니다. 이후 각 출금 전표의 반제전표번호를 통해 집행 내역의 최초 기표 내역을 역추적합니다. 다량의 데이터를 대상으로 수행되기 때문에 이 작업은 장시간 소요됩니다. 따라서 Windows의 예약 종료 기능을 통해 Brity RPA 작업이 업무 외 시간에 수행될 수 있도록 했습니다. Brity RPA가 업무 외 시간에 작업을 마치면, 담당자는 다음날 출근하여 완성된 결과물을 확인할 수 있게 되었습니다.

  1. 해외법인 자금집행 점검(월2회)
  2. Raw Data 다운로드
    • 법인별 출금전표 리스트 다운로드
    • 법인별 일일잔액 다운로드
    • 환율정보 다운로드
  3. 출금내역의 반제전표 역추적
    • 출금내역의 반제전표 역추적(3회)
    • 출금건별 반제전표 기재
  4. 1차 계정 분류
    • 전표번호를 참고하여 출금건별 계정 분류(물류비, IT용역비, 자산취득 등)
  5. 2차계정 분류(담당자 판단 필요)
    • BW가 자동으로 분류하지 못하는 출금건에 대해 담당자별 최종 확인(수기 전표 등)

[사례 4] 외화 송금 검수 확인 및 신청
외화 송금 절차에 따라 점검사항을 확인하고 결과 리포트를 자동으로 작성하여 휴먼에러를 방지하고 업무 처리속도를 향상하였습니다.

The challenge
외화 송금 업무는 단계별로 꼼꼼하게 점검해야 하는 사항이 많고 세부적인 절차에 시간이 많이 소요됩니다. 외국환거래법 등의 법규를 준수해야 하고 오류를 집행했을 때 원상회복이 어려워 높은 정확도를 요구합니다. 또한, 주별로 검수 완료된 송금 대상을 확인하고 계약 내용을 점검, 시스템에 정보를 입력하는 등 반복적인 작업이 많았습니다. 외화 송금 대상을 확인하기 위해 구매시스템의 검수 결과 정보를 1건씩 확인하고, 이후 서류 확인 및 외화 펌뱅킹 시스템의 외화 송금 절차를 수작업으로 수행하여 많은 시간이 소요되었습니다.

The solution
반복적인 송금 업무 프로세스를 자동화를 통해 단순화했습니다. Brity RPA로 검수 및 송금이 필요한 건들을 일괄적으로 추출하여 각 담당자에게 사전에 메일을 자동으로 발송하고, 외화 펌뱅킹 시스템에 여러 건의 내역을 일괄 입력할 수 있도록 자동화를 구현했습니다. 덕분에 단순 수기작업 시간을 최소화하고 계약 및 검수, 송금액 등 지급과 관련된 핵심사항 확인에 집중하여 업무상 오류 발생을 줄이고 효율화할 수 있었습니다.

  • 송금대상추출 -자동화(브리티웍스)
    • 주기 : 주1회 (자동실행, 화요일 12시
    • 송금대상 리스트(엑셀) 자동생성 (업체정보, 전표번호, 금액 등
  • 메일 발송 -브리티웍스
    • 담당자에게 송금대상 리스트(엑셀)자동 배포
  • 추가정보 입력 및 대상 확정 - 담당자
    • 엑셀의 계좌정보, 송금액 등 재확인
    • 송금사유, 수입신고번호 등 추가정보 입력 후 최종 확정
  • 송금신청 입력 - 브리티웍스
    • 외화 송금시스템(펌뱅킹)접속
    • 엑셀파일의 송금신청 정보 자동입력
  • 최종상신 - 담당자
    • 첨부파일 확인
    • 품의상신 버튼 최종 클릭

△ 외화 송금
외화 송금을 위해 담당자가 업무 시스템(SAP ERP, Knox Portal)과 Excel 등 OA 프로그램을 실제 활용하는 절차를 Brity RPA를 통해 자동화/연계하여 송금 1건당 30분이 소요되던 시간을 10분으로 단축했습니다. 특히, 정기적으로 진행하는 송금 대상 추출(주 1회), 송금 결과 리포트 생성(월 1회) 및 자동 메일 발송 기능은 Brity RPA 공용서버 Bot의 예약 작업 등록 기능을 활용했습니다. 덕분에 담당자가 일일이 Brity RPA에 접속하여 프로세스를 실행하지 않아도 업무가 가능해졌습니다.

데이터 중심의 조직 문화(Data Model)

기업 전사적으로 데이터를 중심으로 업무를 수행하고 커뮤니케이션할 수 있는 조직 문화를 구축하고, 경영진이 데이터 기반의 재무적 의사결정을 할 수 있게 합니다. 재무 데이터가 방대한 양으로 증가하는 가운데 비정형 데이터가 폭발적으로 증가하고 있지만, 재무는 기장, 보고, 거래 처리 업무에서 수동적으로 데이터를 사용합니다. AI 기술을 활용하면, 웹사이트, 이메일 등으로부터 구조화되지 않은 비정형 데이터까지 자동으로 추출할 수 있습니다. AI는 새로운 데이터를 자동으로 학습하고 개선할 수 있으며, 다양한 시스템으로부터 발생한 데이터를 통합하고 대량의 데이터를 처리하여 더 빠르고 더 나은 의사결정을 지원하는 비즈니스 통찰을 제공할 수 있습니다. 영업이나 마케팅에 도움을 줄 수 있는 가격 정책이나 시장 확대와 관련된 고급 분석을 할 수도 있습니다. 미래의 재무 부서는 전사적 혁신에 필요한 데이터를 기반으로 비즈니스 분석의 허브 역할을 할 수 있어야 합니다.

[사례 5] 해외법인 결산 마감현황 점검
52개 해외법인이 수행하는 결산 마감 업무의 공통 점검항목을 도출하여 자동화함으로써 업무 시간을 줄이고 누락 및 이상 건에 대해서만 확인하여 조치합니다.

The challenge
해외법인 재무 결산 시 본사 글로벌회계파트에서 수행하는 업무(외주/유지보수, ITO/PJT 등 시스템 결산 관련)와 법인 현지에서 직접 수행하는 업무(외화평가, 충당, 법인세 등의 결산항목 관련)를 이원화하여 진행하였습니다. 본사의 해외법인 결산 담당자는 1명당 다수의 해외법인(5~8개)을 담당하고 있으며, 결산 수행 시 담당 법인의 필수항목 반영 여부 및 이상 유무를 점검합니다. 담당자별로 5~8개의 해외법인을 직접 수시로 확인하다 보니 반복 수행에 많은 시간을 투입하였습니다.

The solution
담당자별로 다수의 법인에서 직접 반복적으로 데이터를 조회하고 확인하는 단순, 반복 업무를 제거하고 업무 효율화를 달성했습니다. 글로벌회계파트 인력이 전체 해외법인의 데이터를 일일이 확인하던 업무 패턴에서 벗어나, 전체 해외법인에 대하여 Brity RPA의 작업 결과를 확인하고 누락 및 이상 건에 대해서만 집중적으로 점검 및 조치를 할 수 있게 하였습니다.

As-IS : 담당자별 다수 해외법인을 반복 조회 후 확인/점검 및 이상건 조치, To-Be : BW활용하여 전체 52개 해외법인 해당항목 일괄 조회 및 정리/점검, 메일전송 담당자별 이상건 확인 및 조치

△ 공통 필수점검항목 도출 및 전체 법인의 데이터 처리
전체 52개 해외법인에 대하여 결산 마감 전 공통적으로 필수 점검해야 할 항목(가계정 잔액, 외화 평가, 본사 비용 충당, 법인세 등)을 도출했습니다. 이후 SAP ERP에서 법인별로 해당 점검항목을 조회하고 Excel로 다운로드한 후 정리하는 작업을 Brity RPA로 대체하였습니다. 그런데 법인별로 파일을 생성하는 방식으로 자동화를 구현하게 되면 자료 다운로드 및 저장 작업이 과도하게 반복되어(52개 법인, 4개 항목이므로 최소 208번) 보완이 필요했습니다. 이를 해결하기 위하여 법인별로 조회하는 것이 아니라 항목에 따라 전체 법인을 일괄 조회하는 방식으로 접근하였고, 항목별 조회 조건을 Variant로 저장하여 자동화를 위한 최적화 상태를 구축하였습니다. 그렇게 함으로써 전체 법인을 최대 5~6회 정도만 조회하면 되었고, 이렇게 얻은 결과 데이터는 Excel 파일로 가공하여 담당자에게 이메일로 전송했습니다.

[사례 6] 내부회계 관리제도 외부감사 대응자료 관리

내부회계 관리제도 운영 실태 점검 결과에 대한 외부감사 대응은 통제항목(RCM)별 프로세스 준수 여부를 증명하기 위한 '자료 작성 → 자료 검증 → 자료 등록(GRC 시스템) → 자료 제출(감사인)'의 절차로 이루어집니다. 내부회계 관리제도 운영 실태 자료를 검증하고 감사인 제출용 자료를 자동으로 분류 및 다운로드하여 외부감사 대응을 효과적으로 할 수 있게 하였습니다.

The challenge
내부회계 점검자료 검증 시 여러 시스템에서 자료를 추출하고 단순 비교 대사/재계산을 해야 하는 경우가 많았습니다. 이러한 수작업 업무의 효율성을 향상하는 것이 필요했습니다. 내부회계 점검자료를 감사인에게 제출하기 위해 점검파일 등록 여부를 확인하고 통제항목 건별로 다운로드하는 단순, 반복 작업에 많은 시간이 소요되었습니다.

The solution
Brity RPA로 데이터 추출 업무를 자동화하여 작업시간을 절감할 수 있었습니다. 단순히 대사/재계산하는 검증 업무에 Brity RPA를 적용하여 수작업으로 검증 시 발생 가능한 휴먼에러를 방지할 수 있었습니다.

  • 운영실태 점검자료 등록여부 확인 및 다운로드
    1. GRC시스템 로그인
    2. 운영평가대상 통제항목 목록 다운로드
    3. 각 통제항목별 점검자료 등록여부확인
    4. 각 통제항목별 점검자료 다운로드
    5. 감사인제출
  • 운영실태 점검자료 검증
    1. SAP 로그인
    2. SAP data 다운로드
    3. 다운로드 엑셀 Data 비교대사 및 재계산
    4. 점검결과 EFSS자동 업로드

△ 표준화 가능한 자료 검증
SAP ERP의 여러 시스템(FI, MM, PS, SD)에서 자료를 추출한 후 차이 여부를 대사하거나, 시스템에서 자동계산 기표한 내역을 수작업으로 재계산하여 정확성을 검증하는 등 단순하고 반복적인 업무가 다수 있습니다. 단순 대사 혹은 재계산 작업으로 이루어진 절차상 표준화 가능한 검증 업무에 Brity RPA를 적용하여 업무시간을 절감할 수 있었습니다.

△ 점검파일 등록 확인 및 다운로드
내부회계 관리시스템에서 점검파일 등록 여부를 확인하고 다운로드하는 작업은 단순 업무임에도 불구하고 388개 통제항목 건별로 수작업으로 진행하여 많은 시간이 소요되었습니다. 이를 Brity RPA가 자동으로 확인 및 다운로드하게 함으로써 단순, 반복 업무 시간을 절감하고 타 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.

복잡하고 정교한 자동화를 위한 상호연결성 확대(Inferaces and Integration)

에코시스템 내 시스템 간 상호연결성을 확대하여 자동화된 시스템의 가용성을 향상하고 협업을 강화합니다. 단순하고 반복적인 업무를 자동화하는 RPA로는 완전한 자동화를 구현하기에 충분하지 않습니다. 많은 사람에 의해 생성된 워크플로우와 연계하고, ERP, 기간계와 같은 다른 시스템들과 유기적으로 상호작용 할 수 있도록 인터페이스를 확대해야 합니다. 데이터 보호를 위한 보안 기능을 강화합니다.

[사례 7] 사업자 과세유형 등록 및 부가세 신고 검증
법인카드 신규거래선의 과세유형을 조회하고 확정하는 업무와 매출/매입세금계산서 발행 내역과 국세청 전송 내역을 비교하는 업무 등을 반복적으로 그리고 수작업으로 진행하였습니다. 수작업으로 진행되는 과정에서 담당자가 단순 반복하는 작업에 대해 개선이 필요했습니다. 법인카드 신규 매입처의 과세유형을 조회하고 확정하는 작업을 자동화하고, 부가세 신고 전 매출/매입 세금계산서의 적정성 등을 자동으로 점검합니다.

The challenge
법인카드 사용 시 신규 매입처의 과세유형(일반/간이과세, 면세, 휴/폐업)을 매일 수기로 홈택스에서 조회하여 ERP에 반영하였습니다. 매월 매출/매입세금계산서에 대한 적정성(국세청 전송내역과 SAP ERP 기표내역 간 일치 여부)을 수기로 검증하였습니다. 신규 사업자의 과세유형을 확정하고 SAP ERP와 국세청 간 매출/매입계산서를 대사하는 업무의 전체 프로세스를 수작업으로 매월 반복적으로 진행하면서 많은 시간을 할애해야 했습니다.

The solution
Brity RPA로 홈텍스로부터 데이터를 직접 추출할 수 있도록 업무를 자동화하여 RPA가 작동하는 동안 다른 업무에 집중하는 것이 가능해졌고, 수작업으로 데이터를 다운로드할 때 발생할 수 있는 휴먼에러를 방지할 수 있게 되었습니다.

  1. 과세유형 확정(매일)
  2. 전일 법인카드 신규 사용업체 내역 조회
    • 과세유형 미확정건 조회
    • 사업자번호 건별 선택
  3. 홈텍스 사업자 유형조회
    • 홈텍스 홈페이지 접속
    • 사업자번호 조회
    • 사업자유형 확인
  4. 사업자유형 반영
    • 사업자유형 반영
  5. 종료시까지 반복수행
    • 미확정내역이 없을때까지 자동반복

△ 신규 매입처 과세 유형 확정
매일 발생하는 신규 매입처의 사업자번호를 홈택스에서 조회하여 과세유형을 ERP에 반영하는 업무를 자동화하였습니다.

△ 국세청 전송내역과 SAP ERP 간 점검
매월 국세청에 전송된 세금계산서를 자동으로 다운로드하고 SAP ERP에 기표된 내역과의 검증 절차를 자동화하여 수작업으로 인한 휴먼 에러를 방지할 수 있었습니다.

직원 경험을 향상하는 셀프서비스(Self-service Capabilities)

셀프서비스는 일하는 방식에 큰 변화를 가져올 것이며, 궁극적으로는 직원, 고객, 파트너 등 이해관계자의 경험과 업무 효율성을 더욱 향상할 것입니다. 셀프서비스에 대한 수요가 증가 추세에 있습니다. 특정 이해관계자에게 발생한 이슈에 대해 자동화된 셀프서비스를 통해 신속하게 대응할 수 있도록 함으로써 이해관계자의 로열티를 제고할 수 있습니다. 지능형 챗봇이나 디지털 비서를 활용하여 직원 경험을 더욱 개선할 수 있습니다.

[사례 8] 사업부 일일 매출현황 점검
SAP ERP에서 Daily Sales Report를 다운로드한 후 비교 자료를 만들어 담당자에게 메일로 전송함으로써 모바일 확인이 가능하고 업무 모니터링이 쉬워졌습니다.

The challenge
전사적으로 수시로 매출 현황을 점검합니다. 이를 위해 각 사업부 담당자들은 시스템에서 데이터를 다운로드하고 단순가공하는 수작업의 업무를 중복으로 수행해야 했습니다. 또한, 현시점의 가결산 매출을 확인하기 위해서 SAP ERP 시스템에 접속해야만 하므로 모바일 확인이 불가능한 상황이었습니다.

The solution
사업무 담당자와 전사 관리 담당자가 수행하는 반복적이고 단순한 수기 집계 업무를 Brity RPA 기반으로 셀프서비스 형태로 자동화하여 일일 매출현황 점검파일을 작성하는 공수를 줄이고 부서 내 중복 업무를 제거할 수 있었습니다. 또한, 일일 매출현황을 메일로 자동 발송할 수 있게 함으로써 언제 어디서든 모바일로 가결산 매출을 모니터링할 수 있게 되었습니다.

△ 일일 매출현황 점검
사업부별로 일일 매출현황 집계표 작성 업무를 자동화하였습니다. 또한 작성된 집계표를 각 사업부별 담당자에게 메일로 발송하여 관련 담당자는 모두 확인 가능하도록 했습니다.

# References
[1] https://fortune.com/2020/05/01/business-reopen-economy-coronavirus-new-normal/
[2] https://www.financedigest.com/how-much-automation-can-finance-processes-achieve-magazine.html
[3] https://www.information-age.com/intelligent-automation-rpa-invoices-kofax-123481720/
[4] https://www.ciopages.com/finance-transformation-framework/#iLightbox[gallery20024]/0
[5] https://www.capgemini.com/2018/09/getting-started-in-implanting-full-scale-finance-automation/
[6] https://www.forbes.com/sites/oracle/2020/02/24/position-your-finance-department-to-go-tesla-by-2025
[7] https://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/memo-to-the-cfo-get-in-front-of-digital-finance-or-get-left-back
[8] https://www.businesschief.com/corporate-finance-2/digital-transformation-corporate-finance
[9] https://diginomica.com/finance-digital-transformation-financial-services
[10] https://advisory.kpmg.us/insights/future-finance.html
[11] The Future of Operational Finance, Deloitte
[12] The changing shape of the finance function, CGMA, 2018



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최성철
최성철 IT트렌드 전문가

삼성SDS 전략마케팅팀

Corporate Strategy & Business Development, and Customer Success Lead