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디지털 직원 경험을 최적화하는 통합 협업 솔루션

디지털 직원 경험을 최적화하는 통합 협업 솔루션

전쟁에 나간 군인에게 훌륭한 무기는 목숨을 지켜줄 뿐 아니라 승리를 이끄는데 핵심 동력이다. 직장인에게 그런 무기는 무엇일까? 당연히 컴퓨터, 노트북, 태블릿과 같은 사무용 기기일 것이다. 당연히 훌륭한 무기는 더 나은 성과에 도움이 된다. 그런데 제아무리 좋은 스마트폰도 카카오톡이나 페이스북, 유튜브 앱이 설치되어 있지 않으면 앙꼬 없는 찐빵처럼 무용지물이듯 이들 하드웨어에는 적절한 SW가 있어야 완성된 무기가 될 수 있다. 그리고 마지막으로는 그런 기기와 SW를 실제 업무 현장에서 유용하게 사용할 수 있는 구성원의 지식과 역량 그리고 기업의 문화가 뒷받침되어야 한다. 제아무리 좋은 장비가 있어도 이를 실제 활용할 수 있는 준비나 능력이 없으면 그림의 떡이나 다를 바 없기 때문이다.

훌륭한 HW

25년간 IT 업계에 종사하면서 업무를 위한 컴퓨터, 노트북, 스마트폰, 태블릿 그리고 관련 기기는 늘 최고 사양의 제품으로만 사용해왔다. 한마디로 내 능력보다 더 나은 성능의 컴퓨팅 기기로 역량을 극대화하고자 하는 발악에 가까웠다. 그렇게 최고 사양의 하드웨어로 보다 나은 업무 효율성을 꾀하려는 노력을 하면서 깨달은 바는 '훌륭한 목수는 연장 탓을 하지 않는다'는 것이다. 단, 그렇다고 그 연장이 아예 무용지물이라고 평가 절하할 수는 없다. 적어도 그 하드웨어의 성능이나 기능이 평균 이상은 되어야 연장 탓을 하지 않을 정도인 것이지 연장 그 자체가 아예 중요치 않다고 할 수는 없다. 그렇다면 업무 효율성을 위한 최소한의 기기는 어때야 할까?

컴퓨터는 3가지의 단계를 거쳐서 동작된다. 입력 - 프로세싱 - 출력이 그것이다. 업무 효율화를 위한 디지털 기기는 바로 이 3가지 측면에서 구분해 고려해야 한다. 즉, 입력장치, 컴퓨터 처리 성능 그리고 출력장치로 구분해야 한다. 입력장치는 키보드, 마우스 더 나아가 컴퓨팅 작업을 보다 빨리 할 수 있도록 도와주는 보조 입력장치들이다. 일례로 동영상 편집 작업이나 일러스트 이미지 제작과 편집 작업이 많은 작업자에게는 멀티미디어 전문 컨트롤러나 태블릿 등이 필요하다. 또한, 반복적인 매크로 작업이 많은 경우에는 한 번의 버튼 클릭만으로 여러 작업을 한 번에 수행할 수 있도록 도와주는 버튼 컨트롤러들이 유용하다. 전문 유튜버들의 경우 빠른 애플리케이션 실행 등을 위해 라이브 커스텀 스트리밍 컨트롤러나 영상편집보드 등을 이용하면 보다 빠른 작업 수행이 가능해진다.

다양한 종류의 입력장치들

또한, 키보드나 마우스 역시 보다 빠른 반응 속도나 정교한 조작을 위해 보다 성능이 좋은 제품을 선택할 수도 있다. 글을 많이 쓰는 작가나 프로게이머의 경우에는 전용 키보드, 마우스를 사용하기도 한다. 실제 문서 편집 작업이 많은 경우에는 고가의 기계식 키보드를 이용하는데 이런 키보드는 일반 키보드 대비 가격이 5배 이상 비싸 수십만 원씩 하기도 한다. 이런 키보드는 키감이 남달라 타이핑하는 감도가 독특하다는 특징을 가진다.

여러 키감을 지원하는 기계식 키보드들

또한, 키보드나 마우스에 여러 단축키를 설정해서 보다 빠른 컴퓨팅 작업을 할 수 있도록 함으로써 업무 효율성을 높일 수 있다. 그런 목적을 위한 키보드, 마우스는 일반 입력기기와 달리 여러 버튼들이 탑재되어 있기도 하다.

여러 개의 단축키가 탑재된 마우스

이처럼 입력장치 하나만 해도 업무 효율성을 도와주는 다양한 제품들이 있다. 그렇게 프로세서 또한 마찬가지다. 늘 컴퓨터나 노트북, 태블릿 등의 컴퓨팅 기기는 보다 빠른 성능의 모델이 매년 출시된다. 더 빠른 컴퓨터, 더 오랜 시간 충전해 사용할 수 있는 노트북, 보다 가볍고 화면이 커다란 태블릿으로 매년 업그레이드된다. 그런 컴퓨팅 장치를 이용하면 당연히 업무 처리 속도가 빨라진다. 카페에서 도서관에서 노트북 사용을 위해 전원 콘센트를 찾아 다니지 않아도 되고, 비행기나 버스, 지하철에서 보다 오랜 시간 태블릿을 이용할 수 있다. 동영상을 인코딩하고, 영상 편집 후 파일을 변환하고, 문서 파일을 PDF로 바꾸고, 대용량의 파워포인트 파일을 불러들일 때에 수십 초 아니 수 분의 시간을 절약해준다. 최근에 애플의 맥북이나 태블릿 등이 독자적인 CPU인 M1, M2를 만들어 기존의 인텔이나 AMD 등의 CPU 제조업체보다 더 빠르고 저전력으로도 동작될 수 있도록 한 것도 이러한 일환이다.

M1 프로세서가 탑재된 맥북에 연결한 49인치 모니터

출력장치 역시 업무 효율성에 도움을 준다. 컴퓨터가 처리한 결과는 화면이나 소리 등을 통해서 사용자에게 전달되어진다. 특히 화면은 컴퓨터, 노트북, 태블릿, 스마트폰 등의 모든 컴퓨터 기기에 필수적인 장치이다. 이 화면은 크기가 클수록 그리고 해상도, 명암비, 밝기, 픽셀 수, 응답속도 등의 여러 요소들로 성능을 평가한다. 한마디로 화면이 크면서 화질이 좋고 화면 출력 속도가 빨라야 컴퓨터로 처리한 결과물을 편하게 볼 수 있다. 책상이 좁으면 펼쳐 놓고 볼 수 있는 책이나 노트 등을 올려 둘 수 있는 공간이 부족해 효율성이 떨어진다. 마찬가지로 모니터는 클수록 좋다. 또, 그런 모니터를 2대 이상을 연결해서 사용하면 업무 생산성이 더 높아질 수 있다. 화면이 크고 많으니 여러 개의 창에 문서나 참고 자료를 띄워 두고 컴퓨팅 작업을 할 수 있다.

3대의 모니터와 한 대의 태블릿을 컴퓨터에 연결해서 사용하는 효율적인 업무 환경

이렇게 하드웨어는 업무 효율성을 높여주는 것이 사실이다. 문제는 비용이 많이 든다는 것이다.

HW보단 SW

그런데 제아무리 좋은 기기가 구비되어도 이 기기에서 사용하는 소프트웨어가 미흡하면 말짱 도루묵이다. 아니 오히려 HW는 미흡해도 훌륭한 SW가 있으면 HW의 아쉬움을 충분히 극복 가능하다. 앞서 살펴본 컴퓨터 프로세서의 성능은 VDI(Virtual Desktop Infrastructure)를 이용하면 필요로 하는 최고의 가상 컴퓨터를 이용할 수 있다. 즉, 사용 중인 컴퓨터나 태블릿, 노트북 등의 하드웨어 성능이 미흡해도 VDI를 이용해 최고로 빠른 컴퓨터를 이용할 수 있다. SW를 이용해 HW의 부족함을 메꿀 수 있다. 즉, 노트북에서는 속도가 느려서 사용할 수 없는 프로그램이나 처리 시간이 너무 길어 속도가 느린 소프트웨어라 할지라도 VDI를 통해서 프로그램을 구동하면 빠른 속도로 컴퓨터 작업을 수행할 수 있다. 한마디로 프로세스는 클라우드의 고성능 컴퓨터 자원을 이용하고 입력과 출력 기능만 노트북의 시스템을 이용하는 것이다. 그렇게 소프트웨어의 역할은 때론 하드웨어의 부족함을 채워 주기도 한다.

또, 스마트폰을 사용하다가 사진을 멋지게 편집해주는 앱이나 자동으로 일어나 불어, 중국어 등을 통역해주는 앱을 이용하면 신세계를 만날 수 있는 것처럼 업무 효율성을 도와주는 다양한 SW를 활용하면 좋은 HW를 이용하는 것보다 더 값진 가치를 얻을 수 있다. HW보다 SW의 구매비용이 훨씬 저렴하고 워낙 다양한 종류의 소프트웨어가 있다 보니 업무 효율성을 위한 프로그램을 찾다 보면 아주 손쉽게 SW를 통해 업무 효율성을 극대화할 수 있는 기회를 얻게 된다.

그런 업무용 SW로서 가장 먼저 고려할 수 있는 것이 메일과 일정, 할 일 등을 관리해주는 프로그램이다. 대부분 MS의 아웃룩을 이용해 업무 메일이나 스케줄 관리를 할 텐데 이것을 바꿔보면 생각하지 못한 업무 편의성을 발견할 수 있기도 하다. 모바일 메신저의 대표 격인 카카오톡 외에도 라인, 텔레그램, 페이스북 메신저 그리고 디스코드 등 다양한 것들이 있는 것처럼 메일 관리 프로그램 역시 다양한 종류가 있다. 가장 많이 자주 사용하는 업무 툴은 메일과 일정, 할 일 관리 유틸리티를 바꿔보면 업무 편의성이 크게 바뀔 수 있다. 일례로 삼성SDS의 Brity Mail은 기업의 결재 시스템과 메일 그리고 일정, 할 일 등을 통합 관리할 수 있는 서비스로서 기업 내의 조직도와 통합해서 사용할 수 있어 편리하다. 그렇게 새로운 툴을 이용하면 의외의 편리함과 효율성을 발견할 수 있는 기회가 생긴다. 기존의 고정관념을 벗어나 새로운 것을 찾아 나서다 보면 SW 하나 바꿨을 뿐인데 엄청난 효율화를 꾀할 수 있기도 하다.

삼성SDS Brity Mail 메일을 쓰면서, 할 일과 스케줄 등을 통합 사용 가능한 삼성SDS Brity Mail

그런 영역의 하나가 메신저와 영상회의이다. 대개 메신저는 카카오톡, 화상회의는 ZOOM을 이용하는 것이 일반적이다. 하지만, 메일처럼 업무에 최적화된 비즈니스용 메신저나 영상회의 시스템을 도입하면 의외의 편리함을 얻을 수 있기도 하다. 메신저만 해도 카카오톡이나 라인은 일상적 대화에 개인적으로 주로 이용되지만 구글 행아웃, 디스코드 더 나아가 Brity Messenger 등은 학교, 게임, 기업 업무에 최적화되어 있다. 그리고 화상회의 서비스인 ZOOM, Webex 외에 삼성SDS Brity Meeting, SKT Meetus 등도 있어 다양한 용도에 특화된 것들도 있다. 이러한 서비스들은 기업의 업무 용도에 맞게 보안이나 원격제어, 판서, 예약 발송 등의 다양한 기능들이 제공되어 기존에 익숙한 메신저, 화상회의 서비스보다 더 나은 편의성을 보여주기도 한다.

삼성SDS Brity Messenger 사내 직원들을 검색해서 메시징을 보낼 수 있는 삼성SDS Brity Messenger

삼성SDS Brity Meeting 화면 캡처를 방지하고 승인된 초대자만 회의에 참석할 수 있도록 보안 기능이 강력한 삼성SDS Brity Meeting

각종 문서 파일을 쉽게 공유할 수 있도록 해주는 클라우드 스토리지 서비스들도 iCloud, 구글 드라이브, Dropbox에 이르기까지 다양하다. 이들 소프트웨어 역시 업무 효율성을 높여준다. 그런데 회사 업무 목적을 위해 사용하는 클라우드 스토리지는 잘못 사용할 경우 보안 문제로 심각한 자료 유출 등의 우려가 있다. 그래서, 업무용에 특화된 클라우드 스토리지를 이용하는 것이 바람직하다. Brity Drive는 문서 보안 기능에 특화되어 있어 특정 문서 공유 기간을 설정해서 공유 기간을 제한할 수도 있고, 물론 인가받지 않은 사용자들은 파일에 접근하지 못하도록 권한 설정하는 것도 가능하다. 또한, 문서 파일 내에 수록된 단어를 기반으로 검색도 해줘서 쉽게 필요로 하는 문서를 찾도록 도와주기도 한다.

삼성SDS Brity Drive 문서 보존기한 기능이 적용되어 있는 삼성SDS Brity Drive

그 외에도 회사 내의 암묵지를 공유하고 협업에 도움을 주는 협업 툴도 업무의 효율성을 극대화해준다. Slack, 잔디, Notion, Trello, MS 팀즈 등은 팀 간, 조직 간, 회사 전체의 업무 관련 정보와 협의를 도와주는 협업 툴이다. 이런 SW는 구성원들 간에 업무 관련 커뮤니케이션을 돕고 개인별로 쌓여가는 지식, 암묵지를 구성원 전체가 함께 공유할 수 있도록 해주어 회사의 업무 역량을 높여준다. 사실 무슨 HW를 사용하느냐보다 어떤 SW를 이용하느냐에 따라 업무 효율성은 크게 달라진다.

SW보단 일하는 문화

그런데 회사의 업무 효율이란 것은 개인의 역량이나 의지만으로는 결정되는 것이 아니다. 회사의 일하는 문화가 뒷받침되지 않으면 개인이 제아무리 좋은 HW와 훌륭한 SW를 이용해도 업무 효율이 나아질 수 없다. 특히 IT 개발 업무를 담당하는 개발자, 디자이너, 기획자들은 업무 효율을 위해 팀 특성에 맞는 프로젝트 관리 툴이나 협업 툴을 이용한다. 그런데, 작게는 해당 팀이 크게는 회사가 이같은 SW를 적극 이용하고 수용하도록 장려하지 않으면 개인이 업무 효율을 위해 SW를 도입하고 바꾸는 것이 쉽지 않다. 사람은 익숙한 것을 벗어나 변화하는 것을 온몸으로 거부하기 마련인데, 그런 사람들이 모인 조직은 더더욱 그런 변화에 저항이 크다. 그런 만큼, 보다 나은 업무 효율화를 위한 새로운 HW 더 나아가 새로운 SW에 대한 도전이나 사용은 늘 거부당하기 일쑤다. 그렇기에 회사의 문화가 뒷받침되어야 한다.

회사가 업무 효율에 도움이 되는 각종 HW 장비에 대한 투자를 게을리하지 않고, 더 나아가 새로운 SW에 대한 탐험이나 도전을 적극 장려할 수 있도록 해줘야 한다. 이같은 노력들은 비용과 시간 그리고 기존과 다른 툴의 사용으로 인한 사람들의 부담을 주는 것이 사실이지만 잘 안착하면 상당한 업무 효율화를 꾀할 수 있다. 그렇기에 그런 도전이 전방위에서 일어날 수 있도록 적극 지원해줘야 한다.

그런 면에서 회사원들이 가장 많이 자주 빈번하게 사용하는 메일, 일정, 할 일, 결재, 메신저, 화상회의, 파일 공유 등과 관련된 업무 툴들의 변화는 기대 이상의 업무 효율화를 가져다 줄 수 있다. 그런데 이런 각각의 기능들을 서로 다른 SW를 선택하게 될 경우 상당한 수험료와 적용에 시간이 들 수 있다. 그렇기에 삼성SDS의 Brity Works에서 제공하는 통합 툴을 이용하면 적은 수험료로 회사 업무에 최적화된 업무용 SW를 도입해 업무 효율화를 꾀할 수 있다.

Brity Works 빈번하게 사용하는 업무 관리 기능을 통합 제공하는 Brity Works

더 나아가 이같은 SW의 도입 이후에 실질적으로 업무 효율화라는 성과를 거두는 데 있어 가장 중요한 것은 리더의 솔선수범이다. 즉, 팀장 그리고 경영진이 솔선수범해서 이들 툴을 적극 이용하며 조직 전체가 이용하도록 모범을 보여야 한다. 그렇지 않고 직원들에게만 사용을 강제하고 정작 리더들은 사용하지 않을 경우 오히려 업무 효율은 이런 툴을 도입하기 전보다 더 나빠질 수 있다. 직원 따로 임원 따로 분리하여 업무 툴을 이용한다면 시너지가 나지 않는 것은 물론이거니와 오히려 더 복잡하고 분산되기 때문이다. 그렇기에 경영진이 업무 효율화를 위한 HW, SW를 직접 사용하면서 일선에서 사용을 독려해야만 실질적인 성과로 이어질 수 있다.



삼성SDS 브리티웍스 - 일하는 시간은 줄이고, 일하는 실력은 더 높이는 기업용 업무 자동화 및 협업 솔루션

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김지현
김지현

김지현 | 테크라이터

기술이 우리 일상과 사회에 어떤 변화를 만들고, 기업의 BM 혁신에 어떻게 활용할 수 있을지에 대한 관심과 연구를 하고 있습니다.

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