기업의 업무 혁신을 지원하는 스마트 오피스

기업의 디지털 트랜스포메이션은 BM 혁신을 목적으로 하지만 그 진행 방식은 각자 모두 다르다. 공장을 디지털로 뜯어고쳐 제조 생산 공정 라인을 완전 개조하는 대대적인 디지털 트랜스포메이션도 있고, 고객 대상의 마케팅을 디지털화하는 부분적인 디지털 트랜스포메이션도 있다. 여러 방식 중 사실 가장 범용적이면서 효과적인 것이 일하는 문화, 즉 일하는 방식에 디지털 트랜스포메이션을 적용하는 것이다. 상당한 투자와 리스크를 감내하지 않아도 되고, 모든 직무 분야의 전 직원에게 적용 가능하기 때문에 실질적 효과도 뛰어나다. 그렇게 일하는 방법에 적용할 디지털 트랜스포메이션에는 업무 협업과 보고, 결재와 관련된 시스템을 바꾸는 것부터 데이터 기반의 의사결정 체계를 만드는 DDDM(Data-Driven Decision Making)에 이르기까지 다양하다. 그 중 스마트 오피스는 코로나19 이후 비대면 회의와 원격 근무가 늘어나면서 기업은 공간을 최적화하고 직원은 보다 편안하고 스마트한 근무 환경을 갖출 수 있도록 도와줌으로써 별도로 직원들의 노력이나 수고가 들지 않아 쉽게 적용 가능한 방법이다.

스마트 오피스의 구성요소

스마트 오피스는 회사의 업무 환경을 스마트 워크와 디지털 근무, 원격 회의 등에 최적화해서 제공하는 것을 말한다. 사실 이미 코로나19 이전부터 일부 기업과 공공기관에서 시행 중에 있다. 전 직원에게 노트북이나 태블릿을 제공해 고정좌석이 아닌 자율좌석제로 운영하고, 회사가 아닌 커피숍이나 집 등 외부에서 업무를 볼 수 있도록 회사의 인트라넷이나 사내 시스템에 쉽게 연결할 수 있도록 지원하는 것이 그러한 일환이다.

그런 스마트 오피스는 결국 직원들의 보다 편하고 효율적인 스마트 워크를 도와주기 위해 존재한다. 그렇다 보니 단지 근무 공간과 휴대용 업무 기기의 지원만 되어서는 안 되고 회사의 전반적인 운영 시스템의 개선과 이같은 기기들을 이용해 원격으로 업무를 보다 편리하게 사용할 수 있도록 사내 인터넷 시스템의 보완이 요구된다. 회사가 아닌 외부에서 장소에 구애받지 않고 시간과 무관하게 데스크탑뿐만 아니라 노트북, 태블릿, 스마트폰 등의 여러 디바이스를 통해 회사 시스템에 연결하려면 보안이 중요하다. 또한, 여러 디바이스와 호환되어 연결되도록 하기 위해서는 유연한 시스템 구성을 갖춰야 한다.

또한, 이렇게 서로 다른 장소에서 다른 시간에 원격으로 연결해 회의를 하고 문서를 작업하고 협업하려면 서로 동일한 문서를 보면서 변경된 내용을 업데이트하고 관리해야 한다. 물론 서로 다른 컴퓨팅, 인터넷 환경에서 일관된 업무 경험을 제공할 수 있도록 하기 위한 클라우드 기반의 가상 컴퓨팅 시스템도 요구된다. 이러한 제반 시스템이 갖춰져야 보다 완결된 스마트 워크의 경험이 가능하다. 스마트 오피스라 하면, 단지 사무실 환경이나 컴퓨터 등의 기기들만 바뀌어야 하는 것이 아니라 보안과 일관된 사용자 경험을 제공하기 위한 클라우드 시스템의 지원이 필수적이다.

그런 면에서 삼성SDS가 구축한 모바일 데스크와 SBC(Server Based Computing)와 같은 시스템은 스마트 오피스 구축에 핵심적인 기술이다. SBC를 이용하면 PC에서 수행하는 모든 문서 작업이나 데이터를 중앙 서버에서 관리할 수 있어 어떤 컴퓨터 기기를 이용하든 같은 파일로 문서 관리가 가능하다. 각각의 기기별로 따로 파일을 저장하지 않아도 되므로 파일 버전 관리에 들어가는 수고와 시간이 줄어든다. 특히 범용 클라우드를 이용할 경우 발생될 보안 이슈도 SBC를 통해서 해결이 가능하다. SBC는 개인용 PC와 업무용 PC 환경을 분리시킴으로써 개인정보 유출 문제도 해결하고 동일한 파일 관리가 가능하기에 업무를 보는 데도 유용하다. 특히 이 과정에서 개인 PC에 개별 저장되던 업무 문서를 회사 중앙 서버에서 통합 관리하도록 함으로써 부서, 업무별 문서 공유와 협업이 쉬어지는 효과도 얻을 수 있다. 한마디로 회사 지식의 자산화가 가능해진다. 그것이 회사 전체의 스마트워크에도 도움을 준다.

스마트 오피스를 완성해주는 VDI

VDI는 Virtual Desktop Infrastructure로 PC, 모바일 등 다양한 디바이스로 접속해 언제 어디서나 업무 가능한 가상 PC환경을 구축해주는 서비스를 뜻한다. 이같은 시스템을 이용하면 기존의 데스크탑뿐 아니라 다양한 종류의 컴퓨터, 모바일 기기들을 지원해 동일한 경험의 스마트한 업무를 할 수 있도록 해준다. 이를 이용하면 일관된 업무 경험을 제공하는 것뿐만 아니라 시스템의 자원 증설과 신규 PC 등을 세팅하는 데도 큰 도움을 준다.

예를 들어, 보다 나은 업무 환경을 지원하기 위해 매년 컴퓨터의 성능은 업그레이드가 되어야 한다. 그때마다 실제 하드웨어를 교체하려면 시간도 비용도 걸린다. 하지만, VDI는 신속하게 자원 증설이 가능하다. 중앙 서버만 시스템 증설하면 즉시 VDI에 연결된 사용자들의 컴퓨터 성능이 좋아질 수 있다. 게다가 VDI는 유지 보수 운영 그리고 장애 발생 시 대처가 한 번에 즉각 이루어질 수 있다. 물론 새로운 소프트웨어의 설치나 관리 역시 중앙 서버에서 이루어지기 때문에 연결하는 사용자가 개별적으로 따로 수행해야 하는 작업이 필요치 않아 편리하다.

실제 삼성SDS의 VDI를 적용할 경우 기존에 컴퓨팅 자원 증설에 7일이 소요되는 시간을 10분으로 줄여주며, 신규 PC를 세팅해서 보급하는 데 걸리던 2시간의 시간이 30분으로 줄어든다. 또한, 회사 구성원들의 개별 컴퓨터에서 발생되는 보안, 바이러스, 해킹 등의 문제와 비인가자의 접속과 중요 데이터 유출 등 기업에서 고민하는 다양한 보안 이슈를 효과적으로 해결해준다.

스마트 오피스의 구현은 사무 공간과 구성원들이 사용하는 기기에서 시작하지만 그 완성은 결국 구성원들이 사용하는 소프트웨어와 컴퓨터, 인터넷 사용 경험이다. 그것을 완성해주는 것이 결국 VDI이다. PC 가상화를 통해 개인은 물론 기업 전체의 업무 생산성은 더욱 개선되고 그것이 스마트 워크를 가능하게 해주는 밀알이 될 것이다.



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