Untact 환경에서 팀원 간 심리적 거리를 줄여 협업 품질을 높이는 법

Untact 환경에서 팀원 간 심리적 거리를 줄여 협업 품질을 높이는 법

이제 집에서, 카페에서 혹은 자신이 선택한 각자의 공간에서 일하는 것이 더 이상 새로운 일이 아니게 되었습니다. 하지만 우리는 여전히 다른 사람과 “함께” 일해야 합니다. 즉, 물리적 거리와 관계없이 팀을 이루어 협업해야 한다는 것을 의미합니다. 그렇다면 이러한 환경에서의 협업은 어떻게 해야 좋은 성과를 낼 수 있을까요? 이에 관한 여러 연구는 이미 코로나 이전부터 진행되어 왔는데, 그 결과는 다음과 같습니다.
“협업의 품질은 물리적 거리가 아닌 심리적 거리가 결정한다.”[1]
다행스럽게도 물리적 거리는 문제가 아닙니다. 하지만 온라인으로 커뮤니케이션하는 상황은 필연적으로 심리적 거리를 갖게 만듭니다. 공존감(Coexistence)을 느끼고 결속력을 높이기에 제한적인 환경이기 때문입니다.

화상 회의로 공존감을 느끼기엔 어려울까?

업무를 위한 커뮤니케이션 방법은 꾸준히 진화해 왔습니다. 그리고 그 진화 과정은 면대면 커뮤니케이션에서 습득하는 정보들을 점차 더 많이 커버하는 방식으로 진화해 왔습니다.

커뮤니케이션 도구에 따른 정보 유형
Words Dialogue Voice Body language Environment
Personal Meetings X X X X X
Video Conference X X X X
Telephone X X X
Chat X X
Mail X
VR X X X ??? ???
커뮤니케이션 도구에 따른 정보 유형[2]

커뮤니케이션 초기에 텍스트로 전달하던 메일에서, 목소리까지 전달하는 전화, 이제는 일부 자세나 제스처를 포함한 비언어적 표현까지 전달하는 화상 회의로 진화되었지만, 여전히 환경정보를 전달하기에는 어려움이 있습니다. 이러한 정보의 결핍은 서로 같은 환경에 있을 때는 당연하게 느낄 수 있었던 공존감을 얻기 어렵게 만듭니다. 이에 공존감을 높이려는 방법들이 연구되고 있고, 이를 반영한 새로운 방식의 커뮤니케이션 방법들이 나오고 있습니다. 현재 당장 도입 가능한 방법부터 새로운 기기(AR/VR)를 활용한 방법까지 알아보겠습니다.

Solution ① 참여자를 대신하는 이미지가 하나의 가상 공간에서 만나게 하세요!

Microsoft Teams의 투게더 모드(Together mode)

Microsoft는 2020년 8월, 협업 플랫폼인 Teams에 새로운 영상회의 모드인 투게더 모드를 서비스하기 시작했습니다. AI 분할 기술을 사용하여 하나의 배경에 화상 회의에 참석한 사람들을 배치했습니다.[3] 이는 참가자들이 있는 실제 공간을 바꾸지 않더라도, 각자를 대신하는 이미지를 같은 배경에 배치함으로써 한 공간에 있는 듯한 느낌을 줄 수 있습니다.

Microsoft Teams의 투게더 모드와 그리드 뷰(Grid View) 사용 시 뇌파 비교

디자인 완성도보다는 이러한 시도를 통해 화상 회의에서 갖는 피로도를 개선하는데 유의미한 성과를 이루었습니다. 실제로 뇌파를 측정한 결과 기존의 화상 회의 모드인 그리드 뷰보다 투게더 모드에서 훨씬 피로도가 낮다는 것이 증명되었습니다.[4]

SKT의 Jump VR Virtual Meetup[5]

SKT는 작년 10월, Jump VR Virtual Meetup 서비스를 공개했습니다. VR 기기가 없어도 모바일이나 PC를 통해 가상 공간에 자신을 대신하는 아바타를 만들고, 아바타를 조작해 청중들 앞에서 콘텐츠를 공유하고 대화를 이끌어 나갈 수 있게 하였습니다. 이 또한 자신을 대신하는 아바타를 통해 다른 사람들과 같은 공간에 있다는 공존감을 높이려는 시도로 보입니다.

Solution ② 참여자가 AR/VR을 통해 직접 가상 환경 속으로 들어가 소통하게 하세요!

같은 환경정보를 공유하는 것 외에도 공존감을 높일 수 있는 요소는 몇 가지가 더 있습니다. 나에게 주어진 공간과 사물이 진짜인 것처럼 재현되고(공간 실재감), 같은 환경에 있다고 생각되는 다른 사람과의 상호작용이 가능하면(사회적 실재감) 공존감이 더욱 극대화됩니다.[6] 이 때문에 이 두 가지 요소를 동시에 충족할 수 있는 AR/VR 기술이 협업 분야에서 꾸준히 연구, 출시되고 있습니다.

Spatial의 AR 활용 시나리오[7]

Spatial은 AR 기기를 활용해 다른 사람의 시선, 제스처까지 읽고 구현해내는 아바타를 현재 공간으로 불러와 마치 함께 있는 듯한 경험을 줍니다. 특히, 실제 배경에 다양한 디지털 콘텐츠를 함께 배치하고 확인함으로써 더욱 공간적/사회적 실재감을 높입니다.

HTC의 VIVE Sync 소개[8]

HTC는 VIVE Sync라는 서비스를 시작했는데, VR 기기를 활용한 협업에 초점을 두었습니다. 참가자들은 가상 환경 내에서 회의를 진행할 때, Microsoft OneDrive에 손쉽게 접근하여 다양한 형식의 파일들을 함께 볼 수 있습니다.

원격근무의 가장 큰 문제는 고립감(Isolation)?

사무실로의 출근은 사회생활을 할 수 있는 기회를 제공합니다. 하지만 집에서 혹은 각자의 공간에서 일하는 원격근무는 그러한 기회가 주어지지 않습니다. 그래서인지 원격근무의 어려운 점으로 “고립감”이 가장 많이 언급됩니다.[9][10] 이는 Untact 환경에서의 협업은 함께 일하고 있어도 다른 사람들과 결속력을 느끼거나 회사라는 단체에 소속감을 얻기 어려워졌다는 이야기입니다. 이에 많은 기업이 다음과 같은 방법들로 결속력, 소속감을 높이기 위한 시도를 하고 있습니다.

Solution ① 비공식 커뮤니케이션 상황을 의도적으로 마련하세요!

사무실로 출근할 경우, 우리는 생각보다 다양한 비공식 커뮤니케이션을 할 기회가 있습니다. 옆자리의 사람에게 가볍게 근황을 묻기도 하고, 화장실을 가는 길에 혹은 커피머신 앞에서 우연히 다른 사람들을 마주칩니다. 하지만 온라인에서의 커뮤니케이션은 한 사람이 의도를 가지고 다른 사람에게 커뮤니케이션을 요청해야 일어나기 때문에 특정한 목적이 없는 비공식 커뮤니케이션은 일어나기 어렵습니다. 그래서 의도적으로 비공식 커뮤니케이션을 할 수 있는 상황을 만들어주는 것이 중요합니다.

Slack의 Donut 홈페이지[11]

협업 메신저 Slack에는 RandomCoffee나 Lunch같은 앱이 있습니다. 무작위로 같은 워크스페이스의 팀원들을 매칭시켜 커피나 점심을 먹게 하는 것입니다. 그중 하나인 “Donut”의 경우 InVision, Zapier 등 다양한 회사에서 이미 활용하고 있으며,[12] 팀 빌딩에 효과적인 앱으로 소개하고 있습니다. 또한, 이러한 앱들은 단순히 매칭만 시키는 것이 아니라 Bot을 통해 미팅 시간을 잊지 않게 도와주거나, 가벼운 대화 주제를 던지기도 합니다.

Mural의 Icebreaker 템플릿[13] Marimba의 Icebreaking 템플릿[14]

새로운 팀이 꾸려졌을 때, 혹은 새로운 직원이 들어왔을 때, 서로의 어색함을 풀고 유대감을 높이기 위한 수단으로 Icebreaking 앱이나 게임이 자주 사용됩니다. 이에 발맞추어 화이트보드 기반의 온라인 협업 툴인 Miro, Mural, Marimba 등에서는 Icebreaking용 템플릿을 업데이트하고 그 종류를 늘려가고 있습니다. 이외에도 커뮤니케이션 채널 중 일부를 비업무적인 커뮤니케이션만을 위한 곳으로 만들어 두는 회사도 많습니다. 1년 중 1주일만 오프라인 모임을 하는 MoveOn은 Small talk 채널을 따로 운영하여 함께 사는 가족부터 애완동물에 이르기까지 업무와 관련 없는 커뮤니케이션이 이루어질 수 있는 환경을 구축하였습니다.[15]

Solution ② 정리되어있지 않은 업무 내용도 팀 전체에 공개하고 피드백 받으세요!

비업무적인 커뮤니케이션을 늘리는 것뿐 아니라, 업무 내용을 수시로 소통하고, 그 내용을 모두와 공유하는 것은 고립감을 끊어내는 데에 효과적입니다. 워드프레스 개발회사인 Automatic은 사내 블로그로 임직원 전체의 업무 진행 과정을 공유하고 댓글로 활발한 피드백을 주고 받습니다.[16] 보다 가벼운 채널에서 수시로 모두와 소통하기를 유도하는 것입니다. InVision은 매일 45분씩 정기 스크럼(Scrum) 미팅을 진행하고 있는데, 휴가나 업무상 참여 못 하는 직원을 위해 상시 녹화하여 공유하고 있습니다.[17] 현장감을 전달하기 위해서 정리된 텍스트가 아닌 영상을 공유하는 것입니다.

Solution ③ 가상 환경에서 팀원끼리 같은 의상이나 소품을 착용하세요!

면대면 상황에서 그룹별로 같은 의상을 입고 협업 과제를 수행했을 때와, 가상 환경의 아바타에 같은 의상을 입히고 수행했을 때 그룹과의 유대감에 차이가 있는지에 대한 실험이 있었습니다.[18] 그런데 그 결과는 놀랍게도 면대면 상황에서는 효과가 없었던, 같은 디자인의 의상이 가상 환경에서는 유대감을 높이는 데 효과가 있다고 나왔습니다. 이런 결과를 응용하여 화상 회의나 아바타를 통한 가상 환경에서의 협업 시 팀별로 같은 디자인의 의상을 입거나 소품을 착용해주면 서로의 결속력을 높이는데 도움이 될 것입니다.

우리의 제안

Untact 업무 환경에서 팀 구조는 더욱 복잡해졌습니다. 이제 팀은 공간적, 시간적으로 분산된 경우가 많아졌습니다. 하지만 공간적으로 분산되어 있더라도 같은 가상 환경을 공유하면서 공존감을 느낄 수 있고, 팀원들끼리 같은 가상 아이템을 착용함으로써 결속력을 다질 수 있습니다. 또한 비공식 커뮤니케이션을 늘리고 수시로 업무 과정을 공유하는 것은 시간상으로 분산된 팀에서도 활용해 볼 수 있는, 고립감을 떨쳐내는 방법입니다. 코로나가 끝난 이후에도 업무 환경은 이전으로 돌아가지 않을 거라고 합니다. 바뀐 업무 환경에 맞는 협업 방법을 도입하는 것을 고려해 보아야 할 것입니다.

2호 Untact 환경에서 팀원들간 심리적 거리를 줄여 협업 품질을 높이는 법이 끝났습니다.
다음 리포트에서 계속됩니다.

# References
[1] Eisenberg, J., DiTomaso, N., 2019. Structural decisions about configuration, assignments, and geographical distribution in teams: Influences on team communications and trust. Human Resource Management Review 100739. https://doi.org/10.1016/j.hrmr.2019.100739.
[2] Balzerkiewitz, H.-P., Stechert, C., 2020. Use of Virtual Reality in Product Development by Distributed Teams. Procedia CIRP 91, 577–582. https://doi.org/10.1016/j.procir.2020.02.216.
[3] Enabling Together Mode in MS Teams [WWW Document], 2020. . TECHCOMMUNITY.MICROSOFT.COM. URL https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/enabling-together-mode-in-ms-teams/m-p/1698285#M72865 (accessed 2.8.21).
[4] The future of work—the good, the challenging & the unknown - Microsoft 365 Blog The Future of Work Report | M365 Blog [WWW Document], 2020. . Microsoft 365 Blog. URL https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/07/08/future-work-good-challenging-unknown/ (accessed 2.19.21).
[5] Jump, 2020. [Jump] Jump VR Virtual Meetup 데모영상 [WWW Document]. URL https://www.youtube.com/watch?v=q8KMcLtYBHo (accessed 2.19.21).
[6] 경희대학교 산학협력단, 2015. 공존감 생성을 위한 사회적 요인 및 실현 방법론 개발 (No. 2012M3A6 A3057090). 미래창조과학부.
[7] Spatial, 2018. Spatial - Collaborate from Anywhere in AR [WWW Document]. URL https://www.youtube.com/watch?v=PG3tQYlZ6JQ&feature=youtu.be (accessed 2.19.21).
[8] HTC VIVE, 2020. Welcome to Vive Sync [WWW Document]. URL https://www.youtube.com/watch?v=TnNC1rm5N6Y&feature=youtu.be (accessed 2.19.21).
[9] State of Remote Work 2018 Report: What It’s Like to be a Remote Worker in 2018 [WWW Document], 2018. . Buffer Resources. URL https://buffer.com/resources/state-remote-work-2018/ (accessed 2.19.21).
[10] Remote work popular but isolation a challenge: Survey [WWW Document], n.d. URL https://www.hrreporter.com/focus-areas/culture-and-engagement/remote-work-popular-but-isolation-a-challenge-survey/330766 (accessed 2.19.21).
[11] Donut [WWW Document], n.d. URL https://www.donut.com/ (accessed 2.19.21).
[12] The 13 Free Slack Apps That Will Make Your Team Even More Productive [WWW Document], n.d. URL https://zapier.com/blog/best-free-slack-apps/ (accessed 2.19.21).
[13] Templates | MURAL [WWW Document], n.d. URL https://www.mural.co/templates (accessed 2.19.21).
[14] Marimba - Never miss a beat [WWW Document], n.d. URL https://www.marimba.team/ (accessed 2.19.21).
[15] MoveOn, 2020. Tips for Remote Working from Virtual Office Pros [WWW Document]. Medium. URL https://moveon-org.medium.com/tips-for-remote-working-from-virtual-office-pros-13b27d7a9803 (accessed 2.19.21).
[16] Automattic hires employees automatically [WWW Document], n.d. URL https://www.businessinsider.com/automattic-hires-employees-automatically-2016-1 (accessed 2.22.21).
[17] Building InVision Studio with a fully remote team | Inside Design Blog [WWW Document], n.d. URL https://www.invisionapp.com/inside-design/studio-remote-design-team/ (accessed 2.22.21).
[18] Guegan, J., Segonds, F., Barré, J., Maranzana, N., Mantelet, F., Buisine, S., 2017. Social identity cues to improve creativity and identification in face-to-face and virtual groups. Computers in Human Behavior 77, 140–147. https://doi.org/10.1016/j.chb.2017.08.043.



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삼성SDS CX혁신팀
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